Wenn das auf Microsoft Excel basierende Controlling-System an seine Grenzen stößt | Projekt-Interview

Controlling-Excel-wirr-warr

Autor: Thomas W. Frick, 30. Juni 2017, Thema: Controlling, Einführung eines Planungssystems

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Hinweis: Unsere Berichte sind oft sehr ausführlich. Daher bieten wir an dieser Stelle eine Zusendung des Artikels im PDF-Format zur späteren Sichtung an. Nutzen Sie das Angebot um sich die Praxis-Impulse in Ruhe durchzulesen, Sie können hierfür auch einfach auf das PDF-Symbol klicken.

Controlling-Projektbeispiel: Wachstumsorientiertes Unternehmen berichtet über den Weg aus dem Zahlendschungel

Auf der Suche nach interessanten Projektbeispielen aus dem Controlling-Umfeld (Rechnungswesen, BI, CPM, Big Data), sind wir auf einen ursprünglich kleinen galvanischen Handwerksbetrieb aufmerksam geworden, der sich zu einem erfolgreichen Unternehmen in der Pulverbeschichtung mit 7 Gesellschaften entwickelt hat und das Controlling- und Planungssystem BPS-One erfolgreich eingeführt hat. Einleitend informieren wir Sie über den Status Quo im Markt. Auf der zweiten Seite dieses Beitrags gelangen Sie direkt zum Projekt-Interview.

controlling-system-einleitungIm Zeitalter, indem die betriebswirtschaftlichen Softwarehersteller von Enterprise Ressource Planning (ERP), Business-Intelligence (BI), Big Data oder auch von Corporate Performance Management (CPM) sprechen, freuen wir über dieses Beispiel zur Einführung eines professionellen Controlling-System. Dieses Projektbeispiel veranschaulicht, dass es bei der Einführung einer professionellen Planungssoftware auf mehr ankommt, als auf bunte Bildschirmmasken mit mehreren Diagrammen oder einem Dashboard, wodurch das Risiko besteht dass sich oft zu wenig über die Datenherkunft und Validität Gedanken gemacht wird. Es hat den Anschein als wäre die Einführung eines Controlling-Systems zur Planung und Steuerung der Finanzen, ein reiner Lizenzeinkauf nach dem Plug-and-Play-Prinzip, mit nachfolgender Installation und Schulung der Controlling-Mitarbeiter.

Controlling-Software (BI, CPM) als Ergänzung für die vorhandene betriebswirtschaftliche Software (ERP)

Die Softwarelösungen zur Zusammenführung, Darstellung, Auswertung und Analyse der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sind für die Geschäftsführung, für das Controlling und die Finanzbuchhaltung ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Unternehmenssteuerung. Derartige Softwarelösungen mit Controlling-Funktionen sind längst nichts Neues mehr und seit mehreren Jahren am Markt erhältlich. Der Eindruck könnte entstehen, dass kleine und mittlere Unternehmen die Unterstützung der Software bei der Unternehmenssteuerung eher als zweitrangig ansehen. Im Fokus der Entscheidungsfindung stehen oft die operativen Funktionen wie z. B. die Angebots- oder Rechnungserstellung, die Lagerfunktionen oder die Funktionen zur Abwicklung eines Fertigungsauftrages eine höhere Priorität. Sicherlich ein Grund hierfür ist, dass viele kleine und mittlere Unternehmen hinsichtlich Ihrer betriebswirtschaftlichen Daten Ihrem Steuerberater vertrauen.

excel-controllingMit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch gleichzeitig der Bedarf an ein professionelles Controlling. Bei der nachträglichen und ergänzenden Einführung der Controlling-Funktionen stehen viele Projektleiter vor der Herausforderung mehrere auf dem kurzen Dienstweg entstandene Insellösungen und Datenbanken miteinander zu vereinen. Der Controlling-System-Feind Nr. 1  ist Microsoft Excel und erweist sich oft als bester Freund, um im vorhandenen Zahlendschungel zumindest auszugsweise nicht den Überblick zu verlieren. Immer wieder hört man in den Gesprächen mit unterschiedlichen Controllingleitern, dass es dem neuen Controlling-System nicht zu 100 % gelungen ist, Microsoft Excel an jeder Stelle abzulösen. Fragt man nach dem meist verwendeten Controlling-System, so erhält man überwiegend die Antwort: „Microsoft Excel natürlich“.

Tipp: In der Vergangenheit war der Modulaufbau der Softwareanbieter meist wie folgt strukturiert: Analyse, Reporting und Planung. Noch heute hat der Funktionsbereich Reporting eine große Bedeutung für das Berichtswesen indem Berichte nach wie vor ausgedruckt werden. Im Funktionsbereich Analyse handelt es sich meist um die interaktive Bildschirmansicht bei der man sich von Ebene zu Ebene durchklicken kann (Drill-Down). Diese beide Funktionsbereiche legen meist den Schwerpunkt auf die IST-Daten und wird heute als Business Intelligence (BI) im Markt angeboten. Wünscht ein Unternehmen ein professionelles Planungssystem, u. a. mit der Einbindung der Mitarbeiter über mehrere Führungsebenen hinweg, um die SOLL-Zahlen mit den IST-Daten inklusive der Zielerreichungen- und Abweichungen jederzeit im Blick zu haben, so wird dieses Modul oft als Planungssystem, Finanzplanung oder auch als Corporate Performance Management (CPM) im Markt angeboten.

Die Schnittstelle zu Microsoft Excel sowohl für den Datei-Import als auch für den Datei-Export wurden über die Jahre der ERP-Entwicklung (von den Modulen Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung bis hin zur Gesamtlösung = ERP) zur Standardanforderung ohne die sich die heute als ERP-Systeme bezeichneten Softwarelösungen nur schwer hätten verkaufen lassen. Als logische Konsequenz erheben frühere Anbieter einer Warenwirtschaft den Anspruch als Ergänzung meist ein Modul Controlling anbieten zu können – im Sinne der ganzheitlichen ERP-Lösung. Warum diese Kombination oft nicht die beste Lösung ist erfahren Sie nachstehend im Abschnitt der ersten Phasen zur erfolgreichen Einführung eines professionellen Controlling-System.

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Microsoft Excel ist weiterhin der heimliche Marktführer unter den Controlling-Systemen

Microsoft Excel ist toll, wir alle lieben es. Es kann so viel. Viel mehr als alles, wofür es ausgelegt ist. Völlig klar, dass ein Unternehmen, das am Anfang steht, ganz und gar auf Microsoft Excel baut, aufbaut und – wenn es nicht aufpasst – sich verbaut. Aber auch gestandene Unternehmen nutzen Microsoft Excel als Allzweckwaffe, wenn es z. B. schnell gehen soll. excel-controlling-inselDas schnelle Zusammenschustern der Zahlen hat Vorrang, entstehende Insellösungen und Informationsbrüche im kaufmännischen Zahlenkreislauf werden akzeptiert. Das vorausschauende Vorgehen, um später auch ein schnelles Reporting und umfangreiche Auswertungen zu ermöglichen, steht im Moment der meist dringend notwendigen Zahlenaufbereitung an zweiter Stelle.

Bevor sich ein einzelner Mitarbeiter, z. B. für die Präsentation der aktuellen Geschäftszahlen lange mit den Datenbankexperten abstimmt oder auf die IT-Abteilung wartet, werden nicht selten Daten doppelt erfasst, weil es augenscheinlich der schnellste Weg ist. Muss dieser Weg jedoch regelmäßig gegangen werden, so ist der kreative, clevere und mitdenkende Mitarbeiter eher stolz auf seine immer mehr verschachtelten Exceldateien, anstatt nach einer personenunabhängigen und für das Unternehmen nachhaltigen, auf Dauer zeitsparenden Controlling-Lösung zu suchen.

 

Ausgangssituation in der Controlling-Abteilung unseres Interviewpartners

controlling-wachstumDas Unternehmen WHW Hillebrand hat sich von einem kleinen galvanischen Handwerksbetrieb zu einer Full-Service Unternehmensgruppe entwickelt, die von der Logistik, der Beschichtungsvorbereitung bis hin zur Montage und Verpackung alle Aufgaben für ihre Kunden übernimmt. Das seit Jahren beständige Wachstum stellte das Management, das Controlling und die Mitarbeiter immer wieder vor neuen Aufgaben und Herausforderungen. Nachfolgend beschreiben wir die unterschiedlichen Phasen zur Einführung des heute eingesetztes Controlling- und Planungsystem BPS-One .

 

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 Controlling mittels einfacher Kalkulationssoftware (Microsoft Excel)

Aller Anfang ist schwer, doch schon früh vereinfachte Microsoft Excel den Einstieg in die Controlling-Welt. In erster Linie wurde Anfang 2000 mit Office gearbeitet und somit auch die Liquiditätsplanung und Finanzplanung mit Microsoft Excel durchgeführt. Bei Null mit dem Reporting basierend auf Microsoft Excel angefangen wurden unterschiedliche Excel-Dateien über mehrere Ecken hinweg miteinander verknüpft. controlling-office-excelDie Aufgabe bestand in der ersten Phase der excelbasierenden Finanzplanung darin – Microsoft Excel stets immer mehr auszufeilen. Erste Herausforderungen wurden sofort sichtbar die das Arbeiten mit Microsoft Excel erschwert haben, z. B. im Falle von Kostenartenveränderungen die sich direkt bis zur Bilanz durchziehen.

Ein oft großer Knackpunkt beim Ausreizen und Verknüpfen der unterschiedlichen Excel-Funktionen ist die hohe Fehleranfälligkeit, indem Zellen fehlerhaft miteinander verknüpft wurden oder Verweise versehentlich gelöscht wurden. Sowohl für die Ersteller der Zahlenkunstwerke als auch für die Betrachter und Empfänger führten diese Probleme zu großem Frust. Wenn man die Ausfallzeiten und die Zeiten des Produktivitätsverlustes genauestens notiert hätte, dann häte man sich mit Sicherheit zwei professionelle Controlling-Lösungen für die Finanzplanung kaufen können.

Das Controlling-Werkzeug Microsoft Excel perfektionieren

Das Wachstum nicht immer einfach zu stemmen ist zeigt auch die Unternehmensentwicklung unseres Interviewpartners. Das Ziel, mehr Marktanteile zu gewinnen und die Erreichung dieser Wachstumsziele, führte auch im kaufmännischen Büro zu einem hohen operativen Arbeitsaufkommen. Die Folge daraus war zwei Jahre nach den ersten Controlling-Schritten basierend auf Microsoft Excel, die nicht vorhandene Transparenz über die heute genannten Key Performance Indicators (KPI). controlling-key-performance-indicatorsDiese Auslastung blockiert oft die strategische Organisationsentwicklung, indem die kaufmännischen Informationssysteme, z. B. ein Controlling-System das auf MS Excel aufbaut, nicht angepasst oder ersetzt werden. Wachstum erfordert Transparenz und somit eine parallele und permanente Weiterentwicklung von aussagekräftigen Plan- und Ist-Daten. 

Das Controlling-System ist zurückblickend in dieser Phase der Unternehmensentwicklung aufgrund des hohen Auslastungsgrades und der großen Nachfrage nicht mitgewachsen. In dieser Phase hat sich das Unternehmen über mehrere Jahre bewegt und die, ohnehin wenig zur Verfügung stehende Zeit zur Entwicklung der aussagekräftigen Zahlenwerke, in die Optimierung der vorhandenen Microsoft Excel-Dateien investiert. Ob das sehr gut laufende Geschäft noch besser hätte laufen können, ob die Gewinne höher hätten ausfallen können oder unnötige Kosten in dieser Phase angefallen sind, ist zu vermuten. Ohne valide und nachhaltige Unternehmenszahlen, die transparent und am besten in Echtzeit vorliegen, bleibt der Geschäftsführung und dem Management oft keine andere Chance, als sich auf die allgemeinen Entwicklungstendenzen zu verlassen (z. B. aktueller Umsatz und die meist mühevoll zusammengetragene Vergangenheitswerte). Die Verantwortlichen müssen darauf hoffen, wie im Falle unseres Interviewpartners, dass man bei der Beurteilung aktueller Geschäftszahlen nicht komplett falsch liegt.