Wenn das auf Microsoft Excel basierende Controlling-System an seine Grenzen stößt | Projekt-Interview

Ausgangssituation in der Controlling-Abteilung unseres Interviewpartners

controlling-wachstumDas Unternehmen WHW Hillebrand hat sich von einem kleinen galvanischen Handwerksbetrieb zu einer Full-Service Unternehmensgruppe entwickelt, die von der Logistik, der Beschichtungsvorbereitung bis hin zur Montage und Verpackung alle Aufgaben für ihre Kunden übernimmt. Das seit Jahren beständige Wachstum stellte das Management, das Controlling und die Mitarbeiter immer wieder vor neuen Aufgaben und Herausforderungen. Nachfolgend beschreiben wir die unterschiedlichen Phasen zur Einführung des heute eingesetztes Controlling- und Planungsystem BPS-One .

 

 

 Controlling mittels einfacher Kalkulationssoftware (Microsoft Excel)

Aller Anfang ist schwer, doch schon früh vereinfachte Microsoft Excel den Einstieg in die Controlling-Welt. In erster Linie wurde Anfang 2000 mit Office gearbeitet und somit auch die Liquiditätsplanung und Finanzplanung mit Microsoft Excel durchgeführt. Bei Null mit dem Reporting basierend auf Microsoft Excel angefangen wurden unterschiedliche Excel-Dateien über mehrere Ecken hinweg miteinander verknüpft. controlling-office-excelDie Aufgabe bestand in der ersten Phase der excelbasierenden Finanzplanung darin – Microsoft Excel stets immer mehr auszufeilen. Erste Herausforderungen wurden sofort sichtbar die das Arbeiten mit Microsoft Excel erschwert haben, z. B. im Falle von Kostenartenveränderungen die sich direkt bis zur Bilanz durchziehen.

Ein oft großer Knackpunkt beim Ausreizen und Verknüpfen der unterschiedlichen Excel-Funktionen ist die hohe Fehleranfälligkeit, indem Zellen fehlerhaft miteinander verknüpft wurden oder Verweise versehentlich gelöscht wurden. Sowohl für die Ersteller der Zahlenkunstwerke als auch für die Betrachter und Empfänger führten diese Probleme zu großem Frust. Wenn man die Ausfallzeiten und die Zeiten des Produktivitätsverlustes genauestens notiert hätte, dann häte man sich mit Sicherheit zwei professionelle Controlling-Lösungen für die Finanzplanung kaufen können.

Das Controlling-Werkzeug Microsoft Excel perfektionieren

Das Wachstum nicht immer einfach zu stemmen ist zeigt auch die Unternehmensentwicklung unseres Interviewpartners. Das Ziel, mehr Marktanteile zu gewinnen und die Erreichung dieser Wachstumsziele, führte auch im kaufmännischen Büro zu einem hohen operativen Arbeitsaufkommen. Die Folge daraus war zwei Jahre nach den ersten Controlling-Schritten basierend auf Microsoft Excel, die nicht vorhandene Transparenz über die heute genannten Key Performance Indicators (KPI). controlling-key-performance-indicatorsDiese Auslastung blockiert oft die strategische Organisationsentwicklung, indem die kaufmännischen Informationssysteme, z. B. ein Controlling-System das auf MS Excel aufbaut, nicht angepasst oder ersetzt werden. Wachstum erfordert Transparenz und somit eine parallele und permanente Weiterentwicklung von aussagekräftigen Plan- und Ist-Daten. 

Das Controlling-System ist zurückblickend in dieser Phase der Unternehmensentwicklung aufgrund des hohen Auslastungsgrades und der großen Nachfrage nicht mitgewachsen. In dieser Phase hat sich das Unternehmen über mehrere Jahre bewegt und die, ohnehin wenig zur Verfügung stehende Zeit zur Entwicklung der aussagekräftigen Zahlenwerke, in die Optimierung der vorhandenen Microsoft Excel-Dateien investiert. Ob das sehr gut laufende Geschäft noch besser hätte laufen können, ob die Gewinne höher hätten ausfallen können oder unnötige Kosten in dieser Phase angefallen sind, ist zu vermuten. Ohne valide und nachhaltige Unternehmenszahlen, die transparent und am besten in Echtzeit vorliegen, bleibt der Geschäftsführung und dem Management oft keine andere Chance, als sich auf die allgemeinen Entwicklungstendenzen zu verlassen (z. B. aktueller Umsatz und die meist mühevoll zusammengetragene Vergangenheitswerte). Die Verantwortlichen müssen darauf hoffen, wie im Falle unseres Interviewpartners, dass man bei der Beurteilung aktueller Geschäftszahlen nicht komplett falsch liegt.