Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer Planungssoftware

Autor: Thomas W. Frick, 27. September 2017, Thema: Erfolgsfaktoren Planungssoftware

Dieser Artikel ist die Fortsetzung unseres Projekt-Interviews „Wenn das auf Microsoft Excel basierende Controlling-System an seine Grenzen stößt“. Folgende Erfolgsfaktoren zur erfolgreichen Einführung einer Planungssoftware konnten wir von dem Interview-Geber und dem Projektpartner mitnehmen:

Zur Zeitersparnis haben wir für Sie,  für den schnellen Überblick, folgende Sprungmarken eingefügt:

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1. Erfolgsfaktor | Make or Buy | Die Projektpartner Suche zur Einführung einer Planungssoftware

Trotz positiver Geschäftsentwicklung wollte man als ehrgeiziges Unternehmen den eventuell brachliegenden Potenzialen auf den Grund gehen und vor allem dem stetigen Ärger bei der Zahlenaufbereitung ein Ende machen. Dem Management wurde bewusst, dass man das kaufmännische Informationsmanagement zu lange auf dem Niveau betrieben hatte, wie es von einem Handwerksbetrieb, der man früher war, erwartet wird.

Ergänzend zum vorhandenen Willen zur Optimierung, waren sich die Verantwortlichen u. a. aufgrund des Zeitmangels und des bekannten Hamsterradeffektes einig, dass ein externer und erfahrener Know-how-Träger gefunden werden musste. Der Wunsch nach einem Partner auf Augenhöhe war groß, der aus den bisherigen und an die Grenzen gekommenen Zahlenwerke ein strategisches Planungs- und Führungsinstrument macht. Der kürzeste Weg um einen Experten für die bevorstehende Herausforderung zu finden, ging über das vorhandene Kontakt- und Unternehmensnetzwerk, wo man nicht einmal in die Ferne schweifen musste, sondern aus der Nachbarschaft eine Empfehlung erhalten hatte.

Aufgrund des positiven ersten Eindruckes und der unverblümten Worte des externen Know-how-Trägers wurde auf einen umfangreichen Anbietervergleich verzichtet und so begann, in der heutigen IT-Sprache ausgedrückt „die agile Projekteinführung“ einer Planungssoftware, zur Optimierung des kaufmännischen Planungs- und Steuerungssystem.

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2. Erfolgsfaktor – Vorgehen wie beim Hausbau

Man muss selbst noch nicht gebaut haben, um die Daseinsberechtigung eines Bauplans und den damit verbundenen Erstellungsaufwand, zu erkennen. Durch die ausführlichen Vorbereitungen, Berechnungen, Simulationen und Überlegungen können Fehler im Vorfeld erkannt und vermieden werden. Weiter wird mit dieser Vorgehensweise die Präzision und somit die Genauigkeit des Bauergebnisses, sowie das Timing der einzelnen Bauabschnitte sichergestellt.

Vergleicht man das bewährte Vorgehen der zukünftigen Hauseigentümer mit deren Dienstleistern, so fühlen sich IT-Projekte nicht selten wie von einem anderen Stern an. Anstatt zur Musterhaus-Ausstellung zu gehen, werden im Internet und in persönlichen Präsentationen die unterschiedlichen Anbieter mit groben Vorstellungen oder mit einem Pflichten- und Lastenkatalog, oft durch ein Abhaken von Checklisten, verglichen.

Die Zeit um einmal alle Prozesse vollständig mit den damit verbundenen Key Performance Indicators (KPI) schriftlich festzuhalten fehlt in der Regel – kommt uns das nicht bekannt vor? Ja, doch unser Interviewpartner hat sich gegen den weiteren Zahlendschungel ohne Ende, mit der damit verbundenen Unsicherheit hinsichtlich der Datenvalidität entschieden. Mit dieser Entscheidung läutete das Unternehmen trotz des vorhersehbaren Umstellungsaufwands, den Anfang vom Ende des langjährigen Zahlendschungels ein.

Seit über 10 Jahren entwickelt die Unternehmensgruppe unseres Interviewpartners sein Planungs- und Steuerungssystem mit dem damals empfohlen externen Know-how-Träger weiter. Alles begann erst einmal mit der Ermittlung des Status Quo. Prozesse sind oft schnell aufgeschrieben und grafisch visualisiert, doch die Kunst ist es den vorhandenen Status Quo auf den Prüfstand zu stellen, um sicher zu stellen, dass der ursprüngliche Sinn aufgrund des stetigen Wandels, in der Gegenwart und auch in Zukunft weiterhin einen Sinn ergibt. Ein strukturierter Prozess wurde in die Wege geleitet, der nach und nach die Funktionsbereiche des Controllings analysierte und auf den aktuellen Stand brachte.

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3. Erfolgsfaktor – Betriebswirtschaftliches Sparing – Zusammenarbeit auf Augenhöhe mindestens genauso wichtig wie die Planungssoftware

Hilfreich war für unseren Interviewpartner, dass der externe Partner mit umfangreichen Produkt- und Datenbankkenntnissen nicht nur die IT-Sprache beherrschte, sondern man von Anfang an auf der gleichen betriebswirtschaftlichen Augenhöhe zusammenarbeiten konnte. Der externe Know-how-Träger war sowohl Programmierer, verfügte sowohl über umfangreiches Buchhaltungswissen als auch über eine umfangreiche Erfahrung bei komplexeren Planungsstrukturen.

Da der externe Partner gleichzeitig auch Geschäftsführer war musste der Interviewpartner keine Lernkurve bezahlen, da durch die eigene Geschäftsführung schon fundiertes betriebswirtschaftliches Know-how für die komplette GUV-Planung der Unternehmensgruppe und der Liquiditätsplanung vorhanden war. So entstand als erstes Arbeitsergebnis eine Schnittstelle zur damaligen Finanzbuchhaltung. Das Ziel war es, ein einfaches Reporting durch das Einlesen der Ist-Daten zu ermöglichen, um diese mit den Soll-Zahlen zu vergleichen.

4. Erfolgsfaktor – Vom Ist-/Sollzahlenvergleich zur mandantenübergreifenden Planungssoftware

Die Zahlen für die Monatsbetrachtung werden mittlerweile automatisiert zusammengetragen inkl. der Management- und Eigenkonsolidierung. Da die Transparenz über die Vergangenheitswerte alleine nicht ausgereicht haben (i. d. R. übernehmen diesen Teil des Controllings, sogenannte BI-Systeme oder auch Reporting-Systeme) musste der Prozess um die Planung erweitert werden. Die 7 Gesellschaften erhalten mit einer Mehrjahresplanung in der Planungssoftware eine effektive Unterstützung, indem alle Planungssitzungen mit der Software vorbereitet werden. Verträge und Investitionen sind bei diesen Planungen integriert, auch über komplexe Strukturen hinweg und durch Unterpläne transparent und nachvollziehbar. Der Planungsprozess wird mittels Unterpläne für die jeweiligen Verantwortlichen und durch maßgeschneiderten Bildschirmmasken vereinfacht. Am Ende des Planungsprozess werden die jeweiligen Pläne automatisiert zusammengeführt inklusive der jeweiligen Kredit-, Investitions- und Leasinginformationen.

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5. Erfolgsfaktor – Die Planungssoftware muss mit dem Unternehmen mitwachsen können

Sollten die schon erwähnten Individualanpassungen in der Wartungsphase der eingeführten Planungssoftware zum Verhängnis werden? Nach der erfolgreichen Einführung der Planungssoftware wurde die eigene Progammierung, die bislang neben der Diamant Software ein Datenlieferant für Ist-Daten war, durch eine Branchenlösung basierend auf SAP Business ERP 6.0 All in One ausgetauscht. SAP wurde nahtlos in die Planungssoftware, von der GUV und der Bilanz über die Liquiditätsplanung angebunden, so dass jeder SAP-Einzelposten planbar und direkte Veränderungen sofort erkennbar sind.

Wir fragten uns warum die Philosophie einer Komplettlösung nicht verfolgt wurde? Die Überlegungen waren wohl auf dem Tisch, jedoch hätte man zu viel an der Standard-BWA ändern müssen, um die vorhandene individuelle Aussagekraft wieder zu haben.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer Planungssoftware

Der Interviewpartner gab als einen der wichtigsten Punkte die buchhalterische Kompetenz an, die wohl wenn es in die tieferen betriebswirtschaftlichen Diskussionen geht, von einem IT-Consultant nicht zu erwarten ist. Besonders hilfreich waren die Erfahrungswerte aus vergangenen Projekte indem die Zielsetzungen und Anforderungen genauestens hinterfragt und teils in eine andere Richtung positiv gelenkt wurden.

Die geschaffene Unabhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern wurde als ein weiterer Erfolgsfaktor bewertet, da sich über die mehreren Phasen hinweg die Verantwortlichen geändert haben, welche u. a. noch für die alte Lösung zuständig waren.

Eine Suppport-Hotline auf Augenhöhe ist unverzichtbar, wenn man sich für eine Schritt-für-Schritt und somit agile Projekteinführung entscheidet. Ebenso war der erste Projektleiter und gleichzeitige Geschäftsführer des Anbieters jederzeit direkt zu erreichen und trifft sich noch heute regelmäßig zu Besprechungen hinsichtlich weiterer Entwicklungsmöglichkeiten.

Interviewpartner:

WHW Walter Hillebrand GmbH & Co. KG
Westerhaar 56-58
58739 Wickede (Ruhr)
Tel: +49(0)2377-808-0
Fax: +49(0)2377-808-141
E-Mail: kontakt@whw.de
Internet: www.whw.de

Anbieterinformationen:

DENZHORN
Computer-Service GmbH
Im Neuenbühl 7
71287 Weissach, Germany
Tel. +49 7044/91631-0
Fax +49 7044/91631-02
E-Mail: katja.pacholczyk@businessplansystem.de
Internet: www.businessplansystem.de

Produktinformationen:

Eingeführte Planungssoftware BPS One, siehe und Link: https://www.bps-one.expert