Excel-Tipp SVerweis – Spart Zeit, Arbeit und Nerven

Der SVerweis oder im englischen VLOOKUP, ist eine Funktion in Excel oder Open Office Calc, die  für Einsteiger sehr kompliziert aussieht. Diese bietet jedoch einen großen Nutzen und kann vielseitig eingesetzt werden. Die Funktion hat mir in meiner täglichen Arbeit schon enorm viel Zeit eingespart. Aus diesem Grund ist die Funktion für mich nicht mehr wegzudenken.

Wofür kann ich den SVERWEIS einsetzen?

Angenommen, ich habe eine Masterdatei mit 10.000 Kundenadressen. Nun möchte ich eine weiter Spalte mit Informationen hinzufügen, die bereits in einer anderen Tabelle enthalten ist. Dann kann ich mit Hilfe der SVerweis-Funktion, diesen Datensatz innerhalb weniger Minuten in meine Masterdatei übertragen.

Sehr nützlich ist die Funktion auch, wenn ich in einer bestehenden Masterdatei die wöchentlichen Umsätze hinzufügen möchte, ohne jedes mal die kompletten Daten neu reporten zu müssen, bzw. die Tabelle neu aufzubereiten. Denn alleine den Report zu ziehen, den Dubletten-Check durchzuführen oder die Tabelle zu formatieren etc. kostet viel Zeit und Arbeit. Hierfür ziehe ich mir nur die relevanten Daten, d. h. Umsatz und einen klaren Vergleichswert, auf den ich mich im Anschluss beziehe, wie zum Beispiel die Kundennummer und ergänze diese Daten mit Hilfe der SVerweis-Funktion in die Masterdatei.

Wie funktioniert der SVERWEIS?

Ganz einfach, mit dem SVerweis übertragen wir einen bestimmten Zellenwert in kürzester Zeit von Tabelle A in Tabelle B, indem der SVerweis die erste Spalte einer Matrix durchsucht und die Zeilen nach rechts durchläuft, um den Wert einer bestimmten Zelle auszugeben.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Die Formel ist wie folgt aufgebaut:
= SVERWEIS (Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

Es ist wichtig, dass das Suchkriterium / Vergleichswert in den ersten Spalte der Tabelle steht, die durchsucht werden soll. Ebenfalls ist darauf zu achten, dass es sich wirklich um ein eindeutiges Suchkriterium,  wie z. B. eine Kundennummer handelt. und keinen Namen wie Müller oder Schmidt, der mehrmals in der Tabelle vorkommen könnte, weil der SVerweis immer nur auf den ersten Wert in der ersten Spalte zugreift.

5 einfache Schritte zum SVERWEIS

Sind die Voraussetzungen geschaffen, ist es ganz einfach. Jetzt aber Schritt für Schritt anhand unseres o. a. Praxisbeispiels, indem ich meiner Masterdatei als zusätzliche Spalte das Geburtsdatum hinzufügen möchte:

1. Ich öffne die Masterdatei mit den 10.000 Kundenadressen und füge eine weitere Spalte „Geburtstag“ ein.

2. In dieser Spalte erfasse ich die Formel und klicke die Zelle an, die mein Suchkriterium enthält,
d. h. in unserem Fall die Kundennummer:
= SVerweis (Zelle Kundennummer;

3. Im nächsten Schritt teilen wir Excel mit, welche Matrix nach diesem Zellenwert durchsucht werden soll, indem wir den entsprechenden Bereich mit der Maus markieren:
= SVerweis (Zelle Kundennummer; Adresspfad der verknüpften Matrix;

4. Jetzt benötigen wir die Information, in welcher Spalte sich der Wert befindet, den wir in unsere Masterdatei einfügen möchten. Hierfür benötigen wir die Spaltenzahl! Angenommen, das Geburtsdatum steht in der Suchmatrix in Spalte G, dann erfasse ich als Spaltenzahl die 7:
= SVerweis (Zelle Kundennummer;Adresspfad der verknüpften Matrix;7;

5. Die Formel wird mit einer 0 und ) geschlossen:
= SVerweis (Zelle Kundennummer;Adresspfad der verknüpften Matrix;7;0)

Um die Formel auf alle 10.000 Kundenadressen zu übertragen, muss die Zelle einmal angeklickt werden. Wenn man nun mit dem Mauszeiger an die untere rechte Ecke geht, erscheint ein kleines Kreuz – jetzt einfach einen Doppelklick machen und die Formel wird automatisch nach unten übertragen. Wichtig zu beachten ist, dass keine Leerzeilen dazwischen sind, da Excel sonst denkt, es handelt sich um das Ende der Tabelle.

Die Erklärung im Video – für Excel und Open Office

Fazit

Gewusst wie, hat die SVerweis-Funktion großes Potenzial als Effizienztool. In Kombination mit der Funktion Pivot-Tabelle. Sie können so in kürzester Zeit Ihre Daten aktualisieren, aufbereiten und darstellen. Dadurch sparen sie Zeit und Arbeit in ihren zukünftigen Excell Projekten. Viel Erfolg!

Unsere Fachartikel sollen leben

  • Erstellt am 26.01.2015
  • Update am 17.10.2016 hinsichtlich des Praxistipp Pivot-Tabelle

Daher freuen wir uns auf die Unterstütung unserer Leserinnen und Leser.

Nutzen Sie unsere Expertendatenbank | Optional erhalten Sie auch gerne einen individuellen Online- und Telefonsupport

Scheuen Sie sich nicht, sich von geübten Anwendern dieser Funktion Hilfestellung geben zu lassen und sparen Sie sich Zeit, gerade wenn es schnell gehen soll.

Wenn Sie des öfteren vor der geschilderten oder ähnlichen Aufgabenstellungen stehen, empfehlen wir Ihnen eine Schulung durchzuführen. Bei Ihrer Anbieterauswahl können Sie gerne auf unsere Erfahrungsschätze zurückgreifen, indem wir Ihnen Auskunft aus unserer Referenz- und Expertendatenbank geben.

Einfach das folgende Kontaktformular ausfüllen oder Ihre Frage in unserem Forum stellen.

Firmenname

Branche

Vor- und Nachname (Pflichtfeld)

Funktion

Straße und Hausnummer

PLZ/Ort (Pflichtfeld)

Kontaktrufnummer (Pflichtfeld)

Ihre Email (Pflichtfeld)

Vorabinformationen zu Ihrem Anliegen

Informationsservice it-wegweiser

Sollten Sie sie eine ältere Version Ihres Internet-Browsers nutzen, kann es zu Schwierigkeiten beim ausfüllen des Anmeldeformulares kommen. Sie können uns in diesem Fall auch per Mail erreichen: info@it-wegweiser.de