Outsourcing – Erfolg durch geeignete Vertragsgestaltung!

Der Trend “Outsourcing” kann bis in die 1980er Jahre zurückverfolgt werden: Unternehmen lagern Aufgaben, die nicht zu ihren eigentlichen Kernkompetenzen gehören, aus und beziehen diese von externen Dienstleistern. “Do what you can do best – outsource the rest” – doch neben der Fokussierung auf die eigenen Kernkompetenzen gibt es weitere Vorteile und Nachteile, die der Schritt Outsourcing mitbringen kann.

Mögliche Vor- und Nachteile beim Outsourcing

Die Gründe, warum sich Unternehmen zu dem Schritt Outsourcing entscheiden, können unterschiedlichster Natur sein. In den häufigsten Fällen wird sich eine verbesserte Qualität der eigenen Produkte versprochen, da bestimmte Aufgaben von einem darauf spezialisierten Dienstleister übernommen werden. Die Leistungen können außerdem flexibler bezogen werden, was die Planung im eigenen Unternehmen stark vereinfacht. Natürlich versprechen sich die Verantwortlichen von einem Outsourcing-Vorhaben auch eine Einsparung und klare Kalkulierbarkeit der Kosten. Doch neben den zahlreichen Vorteilen, die Outsourcing bedeuten kann, existieren oftmals unterschätzte Risiken und Probleme. Kulturunterschiede, schlechte Dokumentationen oder eine unzureichende Planung der Prozesse bedeuten bewirken oftmals das Gegenteil der eigentlichen Absicht des Outsourcings – Kosten, die nicht sinken, sondern steigen. Eines der größten Risiken, das jedoch häufig außer Acht bleibt, ist die Weggabe des eigenen Know-Hows an ein anderes Unternehmen und die entstehende Abhängigkeit von den Outsourcing-Partnern.

Zielführende Vertragsgestaltung als gute Basis für Outsourcing

Das Beispiel der Weggabe des eigenen Know-Hows macht deutlich, wie wichtig eine geeignete Vertragsgestaltung mit dem Outsourcing-Partner ist. Alle Aspekte des Vorhabens müssen vertraglich in Service Level Agreements (SLAs) geregelt werden, da beispielsweise Anwendungen, Produkte, Dienstleistungen oder auch das Know-How des eigenen Unternehmens geschützt und die geforderten Leistungen klar definiert werden müssen. Während in den Service Level Agreements die Leistungsbeschreibungen festgehalten werden, lassen sich diese anhand von Kennzahlen überprüfen und bei Fehlverhalten beispielsweise Sanktionen vereinbart werden. Reaktionszeiten, Verfügbarkeit, Supportzeiten sind typische Regelungen in Outsourcing-Verträgen. Outsourcing ist ein großer Schritt, der ausführlich geplant und verwaltet werden muss. Hat man sich einmal für einen solchen Schritt entschieden, ist eine Rückkehr von dieser Strategie oftmals schwierig und mit hohen Kosten verbunden. Deshalb sind vor allem die Outsourcing-Strategie und die effiziente Vertragsgestaltung wichtige Elemente im Outsourcing-Prozess.