Mittlerweile ist die Erfassung von Mitarbeiter Arbeitszeiten in für deutsche Unternehmen zur Pflicht geworden. Grundsätzlich gilt die Zeiterfassung auf dem digitalen Weg als Lösung der Stunde – schließlich hat die klassische Stempeluhr schon lange ausgedient. Doch was bedeutet die Einführung der Arbeitszeiterfassung eigentlich im Detail für die Unternehmen in Deutschland?
Die Entscheidung auf nationaler Ebene geht auf das Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus September 2022 zurück.
So wirkt sich die Pflicht zur Zeiterfassung auf die Arbeitgeber aus
Moderne Formen der Zeiterfassung sind digital gestaltet. So wird den Arbeitgebern die Erfassung von zahlreichen Daten ermöglicht, um neue Erkenntnisse gewinnen. Moderne Zeiterfassungssysteme stellen breitgefächerte Lösungen dar, die ein flexibles Agieren ermöglichen und dabei auch unterschiedliche Arbeitsmodelle ohne Probleme berücksichtigen. In der Verwaltung lässt sich der Aufwand so maßgeblich reduzieren, wodurch administrative Kosten eingespart werden können.
Die digitale Zeiterfassung bedeutet für Arbeitgeber vor allem Vorteile. Einer der größten besteht darin, dass eine vollständige Automatisierung von Abrechnung und Lohnauszahlung möglich ist. Dazu muss die Zeiterfassung natürlich in die vorhandene IT-Infrastruktur fachgerecht implementiert werden. Der Nutzen einer digitalen Zeiterfassung gewinnt umso mehr an Bedeutung, desto mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen beschäftigt sind. Der Kosten-Nutzen-Faktor der Investition kann schneller dargestellt werden und die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Erfassung kann deutlich reduziert.
Im Bereich der Personal- und Einsatzplanung bietet die Zeiterfassung auf digitalem Weg den Unternehmen außerdem einen maßgeblichen Effizienzgewinn. Die erfassten Daten lassen sich nutzen, um aufzudecken, an welchen Stellen Kapazitäten fehlen, Personalmangel herrscht oder Personal eingespart werden kann.
Beispiel: Leistet ein Mitarbeiter beispielsweise überdurchschnittlich viele Überstunden, kann zeitnah korrigierend eingegriffen werden.
Selbstverständlich profitiert zudem auch die Urlaubsplanung. Die Personalausfallzeiten lassen sich dank der innovativen Systeme ebenfalls wesentlich einfacher nachvollziehen.
Ergeben sich für den Arbeitgeber Nachteile bei der digitalen Zeiterfassung?
Im Grunde entstehen durch die Einführung der Arbeitszeiterfassung keine Nachteile. Dies gilt zumindest nicht, wenn Arbeitszeiterfassung, z.B. durch eine benutzerfreundliche Handhabung, die Produktivität der Mitarbeiter reduziert. Die Produktivitätsfrage ist zudem losgelöst von der Arbeitszeiterfassung zu klären, da oftmals andere Faktoren als die Transparenz über die Arbeitszeiten, die Ursache für eine reduzierte Leistung sind, siehe unsere Tipps zur Motivation am Arbeitsplatz. Gute Arbeitgeber nutzen die erfassten Daten nicht, um Druck auszuüben, sondern, um sich gemeinsam mit den Mitarbeitern auf die Suche nach Optimierungen in den Arbeitsprozessen zu machen.
Eine wichtige Rolle spielt bei der Arbeitszeiterfassung auch das Thema Datenschutz. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass er nur die Daten erfasst, die er auch wirklich überprüfen darf. Idealerweise wird die Unterstützung eines Datenschutzbeauftragten in Anspruch genommen, damit die Daten der Mitarbeiter stets nach den gesetzlichen Vorgaben geschützt sind.
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Welche Auswirkungen hat die digitale Zeiterfassung auf die Arbeitnehmer?
Natürlich werden auch die Arbeitnehmer durch die Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit einigen Änderungen konfrontiert. Dies gilt insbesondere für Menschen, die bis jetzt im Sinne der Vertrauensarbeitszeit gearbeitet haben. Innerhalb der Belegschaft lässt sich mit der Zeiterfassung so etwa eine größere Gerechtigkeit herstellen – die Mitarbeiter müssen sich schließlich nicht mehr fragen, ob Kollegen mit dem gleichen Gehalt eventuell wesentlich weniger Stunden als sie selbst arbeiten.
Arbeitnehmer profitieren von der eigenen Transparenz, indem sie stets einen exakten Überblick über ihre Arbeitszeiten und Überstunden erhalten. Die persönliche Planung wird hierdurch vereinfacht, indem Überstunden als Freizeitausgleich frühzeitiger geplant oder alternativ ausbezahlt werden können.
Wegfall des persönlichen Effizienz-Vorteils: Die gesetzliche Pflicht könnte für diejenigen von Nachteil sein, die in der Vergangenheit besonders effiziente Arbeit geleistet haben – ihre Arbeitszeit könnte unter der Zeiterfassung länger ausfallen. Gute Arbeitgeber schaffen Anreize und belohnen die Effizienz außerhalb der Arbeitszeiterfassung mittels z.B. Bonuszahlungen.
3 Tipps für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung
- Wechseln Sie in die Arbeitnehmer-Perspektive, indem Sie sich bewusst machen, dass Ängste und Befürchtungen hinsichtlich eventueller Nachteile durch die digitale Zeiterfassung, einfach menschlich sind. Durch eine frühzeitige Aufklärung, welche Vorteile die digitale Zeiterfassung für das gesamte Unternehmen und den Wertschöpfungsprozess hat, kann ein besseres Verständnis auf Mitarbeiterebene erzielt werden. Machen Sie die Informationsveranstaltung nicht nur zu einer Pflichtlektüre, um über das Gesetz zu informieren, dies alleine würde eventuell Widerstände nicht reduzieren. Geben Sie, eventuell gemeinsam mit dem Betriebsrat Raum für Fragen und Bedenken, um die letzten Zweifel und Unsicherheiten hinsichtlich einer digitalen Zeiterfassung, zu klären.
— - Auch wenn die Komplexität von Zeiterfassungssystem auf den ersten Blick, funktional als gering eingeschätzt werden könnte, empfehlen wir sich ausreichend Zeit für die Softwareauswahl zu nehmen. Die einfache Handhabung, diversen Integrationsmöglichkeiten in andere Softwareumgebungen und sicherlich auch das ein und das andere Funktionsdetails, helfen Ihnen dabei die passende Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu finden. Eine digitale Zeiterfassung sollte heutzutage sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Plattformen nutzbar sein. Je intuitiver und moderner eine Software zu bedienen, desto höher ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
— - Planen Sie ausreichend Zeit für Schulungen ein, um die Funktionsweise der neuen digitalen Zeiterfassung einfach zu vermitteln. Je unternehmensspezifischer, am besten auf Prozessebene, die Mitarbeiterschulung ist, desto höher ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Wir empfehlen eine schrittweise Einführung, indem z.B. eine Testgruppe, parallel zum Echtbetrieb der bestehenden Software, erste Erfahrungen sammelt, um eventuelle Probleme in der alltäglichen Nutzung zu identifizieren. Ist der Zeitpunkt für den Echtbetrieb der neuen digitalen Zeiterfassung gekommen, so ist es wichtig, ein kontinuierliches Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen. Auch in dieser Phase ist es wichtig, Anregungen, Bedenken und Ideen von den Mitarbeitern ernst zu nehmen und zu sammeln, um mit diesem Feedback, mit dem nächsten Update, die Software agil an die Unternehmensabläufe anzupassen.
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