Buchhaltung, Personal, Ausstattung und Projektplanung – die Herausforderungen für Gebäudedienstleister sind vielfältig. In Zeiten der Digitalisierung kann es sich heute kein Unternehmen mehr leisten, auf wirksame Software-Lösungen zu verzichten.
Die Realität zeichnet nicht selten folgendes Bild: Es gibt einen Flickenteppich verschiedener Software-Lösungen, die nur in den wenigsten Fällen wirklich auf die eigenen Bedürfnisse angepasst sind.
Das GDL-4-ERP-System der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH bietet eine ganzheitliche Lösung, die sich zudem modular nutzen und in bestimmten Bereichen mit Spezialsoftware verbinden lässt. Doch worin liegen die Vorteile im Einzelnen und für wen lohnt sich das GDL-4 ERP-System?
„Mit dem GDL-4 ERP-System haben wir eine modular nutzbare Software-Lösung geschaffen, die jeder Gebäudedienstleister auf seine individuellen Bedürfnisse zuschneiden kann“, erklärt Lars Schmidt, Geschäftsführer der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH.
Modularer Aufbau für individuellen Bedarf
1. CRM für Gebäudediensteister
Leseempfehlung: Die Vorteile eines CRM-Systems sind in dieser Verlinkung aufgrund des humorvollen Stils sehr gut dargestellt.
Eine zielgerichtete Kundenansprache ist heute die Basis für gute Geschäftsbeziehungen. Aus diesem Grund verwaltet das CRM-Modul, die notwendigen Informationen für Vertrieb und Marketing, um Gebäudedienstleister beim Kundenmanagement wie folgt zu unterstützen:
- Termin-Management
- Projektplanung für einzelne Kunden,
- Adress- und Kommunikationsdaten
- wichtige Notizen zu allen bisherigen Kontaktaufnahmen
„Eine zielgerichtete Kundenansprache ist heute die Basis für gute Geschäftsbeziehungen. Aus diesem Grund bietet unser CRM alles, was Dienstleister für ihre Kundenbeziehungen brauchen: Ein gutes Termin-Management, Projektplanung für einzelne Kunden, Adress- und Kommunikationsdaten, wichtige Notizen zu allen bisherigen Kontaktaufnahmen“, erklärt Schmidt weiter.
2. Buchhaltung und Rechnungswesen
Ob nun Buchhaltung, Lohnbescheinigungen oder andere Aufgaben des Rechnungswesens – fest steht: Sie sind zeitaufwendig und lenken vom Kerngeschäft ab. Mit dem passenden ERP-Modul lassen sich viele Schritte vereinfachen und automatisieren. Darüber hinaus ist es problemlos möglich, wichtige Daten per Schnittstelle an „DATEV Lohn und Gehalt“ zu übermitteln. So werden rechtzeitig alle wichtigen Institutionen per Datenübermittlung benachrichtigt und die Buchhaltung kostet deutlich weniger Zeit.
3. Personalzeiterfassung
Personalzeiterfassung ist nicht nur wichtig für die Buchhaltung und die spätere Fakturierung, sondern auch für die Projektplanung. Nur so lassen sich Kapazitäten sinnvoll ausnutzen und entsprechende Dienstpläne verfassen. Das Zeiterfassungsmodul berücksichtigt zahlreiche Individualfälle und ermöglicht so eine zielgenaue Planung.
4. Kaufmännische Auftragsabwicklung
„Nur ein gutes Controlling erlaubt es Gebäudedienstleistern heute, kostenoptimal zu arbeiten. Dafür bedarf es jedoch entsprechender Informationen, die unser Auftragsabwicklungstool zur Verfügung stellt.“, so Schmidt.
Lars Schmidt weist in diesem Zusammenhang auch auf die Möglichkeit hin, beliebig viele Kostenstellen pro Kunde einrichten zu können und somit eine Verzahnung aller wichtigen Unternehmensbereiche wie Personal- und Ressourcenplanung, Buchhaltung und Absatzplanung zu erreichen.
Auf der Anbieterseite sind die Module des GDL-4-Systems detaillierter beschrieben.
5. Einkauf und Bestandsführung
Eine gute Einkaufsplanung und Bestandsführung ist der Grundstein einer funktionierenden Warenwirtschaft. Gerade Gebäudereinigungen sind oft sehr materialintensiv. Fehlen hier Utensilien, können wichtige Projekte nicht weitergeführt werden. Mit den Modulen Einkauf und Bestandsführung lassen sich die Bestände sinnvoll im Vorhinein planen und Engpässe vermeiden.
6. Projektplanung
Projektplanung kann gerade bei Gebäudedienstleistern sehr komplex werden. Hier spielen viele Faktoren wie verschiedene Personalbereiche, Materialeinsatz und Terminplanung eine sehr wichtige Rolle. Das GDL-4 ERP-System bietet hier eine gute Datengrundlage, mit der sich Projekte übersichtlich und unkompliziert planen lassen
7. Dokumentenmanagement
Verlorene Dokumente oder E-Mails können sich im heutigen Geschäftsalltag fatal auswirken. Mit einem guten Dokumentenmanagement werden alle Dokumente und Aufzeichnung digital gespeichert und sind somit jederzeit problemlos abrufbar. Dies sorgt für reibungslose Abläufe und schnellere Bearbeitungszeiten.
8. Schnittstellen
Zahlreiche Schnittstellen zu Spezialsoftware stehen zur Verfügung. Auf diesem Weg lassen sich Daten aus dem ERP-System problemlos übertragen und für eine tiefergehende Planung nutzen. Nachfolgend eine kleine Übersicht über mögliche Schnittstellen:
- DATEV (Lohnabrechnungen und Buchhaltung)
- Quadriga Informatik (Anlagenbuchhaltung)
- Microsoft Office
- PDF-Reader
- Schnittstellen für besonders rechtssichere elektronische Rechnungsformate
9. Standalone-Nutzung möglich
Durch die Kombination der verschiedenen Module ergeben sich attraktive Synergien, welche die Kosten senken und die eigene Datenbasis verbessern können. Trotzdem besteht jedoch auch die Möglichkeit, nur einige Module zu nutzen. Der genaue Bedarf hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße und Planungsaufwand zusammen.
10. Förderung der Digitalisierung
Die Digitalisierung ist auch im Bereich der Gebäudedienstleistungen die Zukunft. Durch die Automatisierung und die zentrale Abrufbarkeit von Daten werden viele Geschäftsprozesse erheblich vereinfacht. Mit einem ganzheitlichen ERP-System wie dem GDL-4 können Unternehmen aus der Branche viele Vorteile bündeln und so zielgerichteter planen. Wie umfangreich die Nutzung eines solchen Systems ausfällt und welche Module dabei wichtig sind, muss jedes Unternehmen am Ende selbst entscheiden.