Projektbeispiel: Lebensmittelkonzern erfasst täglich die Wartungsarbeiten zur vorbeugenden Instandhaltung der Maschinen mit Smartphones

Ausgangssituation

Was war vor der mobilen App zur Transparenzschaffung im Wartungsprozess?

Ein bekannter Lebensmittelkonzern stand vor der Herausforderung die tägliche Instandhaltung der Maschinen durch eigene und externe Mitarbeiter einfach und schnell zu dokumentieren. Die Transparenz und somit die lückenlose Nachvollziehbarkeit der vorbeugenden Instandhaltung war keine einfache Aufgabenstellung.

Mehrere hundert Mitarbeiter und Maschinen sind in die vorbeugende Instandhaltung über mehrere Standorte hinweg eingebunden. Papier ist geduldig und so ärgerten sich die Verantwortlichen regelmäßig darüber, dass die zeitnahe Transparenz hinsichtlich der Wartungsarbeiten, auf sich warten ließ.

Mit den bisherigen kaufmännischen Systemen inkl. Wartungsmanagement und -planung war der Lebensmittelkonzern zufrieden. Einen offenen Punkt galt es jedoch zu lösen: die Zeit- und Materialerfassung auf Papier. Die manuelle Erfassung führte u.a. aufgrund von Unleserlichkeit zu Fehlern, reduzierte die Transparenz und verlangsamte den gesamten Wartungsprozess, welcher vorbeugend mehrfach am Tag an unterschiedlichen Maschinen durch mehrere Mitarbeiter durchgeführt werden musste. Um diese Lücke zu schließen, wurde nach einer mobilen Zeit- und Ersatzteilerfassung gesucht, mit einer nahtlosen Integration in die bestehenden kaufmännischen Systeme.

Ziele der mobilen App zur Erfassung der täglichen Instandhaltungs-Daten

Folgende Ziele wurden definiert:

Mehr Transparenz im Instandhaltungs- und Wartungsprozess
Effizienzsteigerung durch den Wegfall von Informations- und Medienbrüchen
Kostensenkung durch den Einsatz von Standardhardware
Lückenlose Dokumentation der Zeiten, der einzelnen Maßnahmen und Ersatzteile
Sicherstellung des Betriebes durch vorbeugende Instandhaltungsinformationen
Zeitaktuelles und fehlerfreies Lagerbestandsmanagement für die Ersatzteile

Findungsphase mit Startschwierigkeiten

Im ersten Anlauf wendete sich der Lebensmittelkonzern an den Softwarehersteller seines installierten Service- und Wartungsmanagement. Es wurden Erfassungsgeräte mit einer Software basierend auf Windows CE und einer hohen Hardwareinvestition empfohlen.

Die Akzeptanz dieser Software war bei den Mitarbeitern jedoch nicht sehr groß, da die Bedienung mit einem „Stift“ den einzelnen Wartungsvorgang verlangsamte und die Benutzerfreundlichkeit nicht gegeben war.

Korrigierte Vorgehensweise mit Mobility-Experten

Im zweiten Anlauf wurde auf „Nummer Sicher“ gegangen, indem vor der Gesamtinvestition ein Pilotprojekt gestartet wurde. Ein Input-Workshop mit allen Bereichsverantwortlichen wurde durchgeführt. Die Anforderungen, Ideen und Wünsche wurden in einem kompakten Feinkonzept festgehalten und umgesetzt. Bevor es an die konkrete Entwicklungsumsetzung ging, wurden mehrere wireframes Schritt für Schritt weiterentwickelt, so dass schon im Vorfeld eines Programmergebnisses die Anwenderakzeptanz und die einzelnen Work-Flows in der Lösung abgestimmt werden konnten.

Nachdem die ersten Versionen von den Anwendern als benutzerfreundlich freigegeben wurden, entschloss man sich, die Gesamtinvestition zu beauftragen. Hinsichtlich der Entwicklungsstrategie verließ man den klassischen Pfad der Softwareentwicklung basierend auf einem Pflichtenheft, und entschied sich für eine agile Softwareentwicklung. Fortan wurden alle 14 Tage Versionsstände vorgestellt, getestet, optimiert und freigegeben.

Informationsverfügbarkeit der mobilen App zur vorbeugendeN Instandhaltung

Da es beim ersten Anlauf Probleme bei der WLAN-Ausleuchtung gab und aufgrund des großen Betriebsgeländes der Aufwand hierfür sehr groß gewesen wäre, war eine der wichtigsten Anforderungen, dass die Daten offline verfügbar sind (Native APP). Für einen Standort wurde die Lösung auf Basis von IOS entwickelt (100 Nutzer). Nach umfangreichen Tests und Mitarbeiterfeedback hat man sich jedoch für den Hauptsitz auf Android als Betriebssystem geeinigt (300 Nutzer).

Einblicke in die mobile Instandhaltungssoftware

Schnelle Anmeldung der Benutzer mit einer einfachen und übersichtlichen Oberfläche

Auftragsübersicht der durchzuführenden und angefangenen Instandhaltungen

Auswahl angelegter oder schon begonnener Wartungsaufträge sowie einfache Neuanlage

Schnelle Auswahl der betroffenen Maschine mittels Barcode

Erfassung von geplanten Maßnahmen zur vorbeugende Instandhaltung

Einfache Auswahl der Störungsgruppe und Störungsart

Erfassung akuter Störungsfälle

Ersatzteil- und Zeiterfassung auf einem Blick

In diesem Schritt der Datenerfassung können Sie mit Barcode oder Artikel-Nr. Eingabe die Artikelmengen und Zeiten mittels Pausenstempelfunktion erfassen

Schnelle Artikelsuche durch Offline-Daten

Gute Benutzerfreundlichkeit mittels Volltextsuche

Erfassung der durchgeführten Instandhaltungsdetails für das Wartungsprotokoll

Die Mitarbeiter arbeiten mit Benutzeroberflächen die i.d.R. aus dem Privatleben schon bekannt sind

Schnelle Integration in die vorhandene Systemumgebung

Der Datenaustausch ist sowohl webservice als auch über FTP-Server-Synchronisierung möglich

Aufgrund der geschäftskritischen Arbeitsabläufe wurde nach einer schnell zu integrierenden Lösung gesucht. Hierfür hat man sich im ersten Schritt für den Datenaustausch mittels CSV entschieden, mit dem die Daten in die vorhandene kaufmännische Software übernommen werden.

Die Daten aus dem kaufmännischen System werden auf den mobilen Geräten offline zur Verfügung gestellt. Diese Lösung wurde ausdrücklich von den Verantwortlichen gewünscht, da die Wartungs- und Instandhaltungssoftware keinen Webservice zur Verfügung gestellt hat.

Industrie 4.0 versus Betriebsgeheimnis

Durch die Verwendung von Standardhardware konnte bei der Hardwarebeschaffung ein ausgeprägter sechsstelliger Betrag eingespart werden. Ein Teil dieser Ersparnis wurde in Informationssicherheit reinvestiert. Bei allen Endgeräten auf denen die Wartungs- und Instandhaltungs-App installiert wurde, musste die Kamera grundsätzlich außer Funktion gesetzt werden und durfte nur bei speziellen Funktionen direkt aus der Instandhaltungssoftware aufrufbar sein.

Fazit: Mobile APP spart Kosten bei der Wartung von Maschinen und schafft Transparenz

Die Medien- und Informationsbrüche konnten zwischen den Abteilungen Organisation und IT abgebaut werden. Die erfassten Zeiten sind genauer und schneller verfügbar. Die Lagerbestände der Ersatzteile und Pflegemittel werden zeitnahe gepflegt und liefern eine realistische Aussagekraft für das Bestellwesen.

Die Entscheidung für eine agile und individuelle Softwareentwicklung hat sich aus Kundensicht gelohnt, da neue Ideen die im Rahmen der Projektumsetzung entstanden sind, direkt umgesetzt und für die nächsten Versionen vorzeitig berücksichtigt werden konnten, um keine doppelten Entwicklungsaufwände zu tätigen. So können in Projektbesprechungen erarbeitete Anforderungen hinsichtlich der Mindestlohndokumentationspflichten und der Kontrollinstrumente hinsichtlich der Zeiten von externen Dienstleistern frühzeitig besprochen und berücksichtigt werden.