Ausgangssituation
Ein bekannter Lebensmittelkonzern stand vor der Herausforderung, die tägliche Instandhaltung der Maschinen durch eigene und externe Mitarbeiter einfach und schnell zu dokumentieren. Die Transparenz und somit die lückenlose Nachvollziehbarkeit der vorbeugenden Instandhaltung war keine einfache Aufgabenstellung.
Was war vor der mobilen App zur Transparenzschaffung im Wartungsprozess?
Mehrere hundert Mitarbeiter und Maschinen sind in die vorbeugende Instandhaltung über mehrere Standorte hinweg eingebunden. Papier ist geduldig und so ärgerten sich die Verantwortlichen regelmäßig darüber, dass die zeitnahe Transparenz hinsichtlich der Wartungsarbeiten, auf sich warten ließ. Mit den bisherigen kaufmännischen Systemen inkl. Wartungsmanagement und -planung war der Lebensmittelkonzern zufrieden. Einen offenen Punkt galt es jedoch zu lösen: die Zeit- und Materialerfassung auf Papier. Die manuelle Erfassung führte u.a. aufgrund von Unleserlichkeit zu Fehlern, reduzierte die Transparenz und verlangsamte den gesamten Wartungsprozess, welcher vorbeugend mehrfach am Tag an unterschiedlichen Maschinen durch mehrere Mitarbeiter durchgeführt werden musste. Um diese Lücke zu schließen, wurde nach einer mobilen Zeit- und Ersatzteilerfassung gesucht, mit einer nahtlosen Integration in die bestehenden kaufmännischen Systeme.
Ziele der mobilen App zur Erfassung der täglichen Instandhaltungsdaten
Folgende Ziele wurden definiert:
- Mehr Transparenz im Instandhaltungs- und Wartungsprozess
- Effizienzsteigerung durch den Wegfall von Informations- und Medienbrüchen
- Kostensenkung durch den Einsatz von Standardhardware
- Lückenlose Dokumentation der Zeiten, der einzelnen Maßnahmen und Ersatzteile
- Sicherstellung des Betriebes durch vorbeugende Instandhaltungsinformationen
- Zeitaktuelles und fehlerfreies Lagerbestandsmanagement für die Ersatzteile
Findungsphase mit Startschwierigkeiten
Im ersten Anlauf wendete sich der Lebensmittelkonzern an den Softwarehersteller seines installierten Service- und Wartungsmanagement. Es wurden Erfassungsgeräte mit einer Software basierend auf Windows CE und einer hohen Hardwareinvestition empfohlen. Die Akzeptanz dieser Software war bei den Mitarbeitern jedoch nicht sehr groß, da die Bedienung mit einem „Stift“ den einzelnen Wartungsvorgang verlangsamte und die Benutzerfreundlichkeit nicht gegeben war.
Korrigierte Vorgehensweise mit Mobility-Experten
Im zweiten Anlauf wurde auf „Nummer Sicher“ gegangen, indem vor der Gesamtinvestition ein Pilotprojekt gestartet wurde. Ein Input-Workshop mit allen Bereichsverantwortlichen wurde durchgeführt. Die Anforderungen, Ideen und Wünsche wurden in einem kompakten Feinkonzept festgehalten und umgesetzt. Bevor es an die konkrete Entwicklungsumsetzung ging, wurden mehrere Wireframes Schritt für Schritt weiterentwickelt, sodass schon im Vorfeld eines Programmergebnisses die Anwenderakzeptanz und die einzelnen Workflows in der Lösung abgestimmt werden konnten. Nachdem die ersten Versionen von den Anwendern als benutzerfreundlich freigegeben wurden, entschloss man sich, die Gesamtinvestition zu beauftragen. Hinsichtlich der Entwicklungsstrategie verließ man den klassischen Pfad der Softwareentwicklung, basierend auf einem Pflichtenheft, und entschied sich für eine agile Softwareentwicklung. Fortan wurden alle 14 Tage Versionsstände vorgestellt, getestet, optimiert und freigegeben.
Informationsverfügbarkeit der mobilen App zur vorbeugenden Instandhaltung
Da es beim ersten Anlauf Probleme bei der WLAN-Ausleuchtung gab und aufgrund des großen Betriebsgeländes der Aufwand hierfür sehr groß gewesen wäre, war eine der wichtigsten Anforderungen, dass die Daten offline verfügbar sind (Native APP). Für einen Standort wurde die Lösung auf Basis von IOS entwickelt (100 Nutzer). Nach umfangreichen Tests und Mitarbeiterfeedback hat man sich jedoch für den Hauptsitz auf Android als Betriebssystem geeinigt (300 Nutzer).
Einblicke in die mobile Instandhaltungssoftware
Schnelle Anmeldung der Benutzer mit einer einfachen und übersichtlichen Oberfläche
Auftragsübersicht der durchzuführenden und angefangenen Instandhaltungen
Auswahl angelegter oder schon begonnener Wartungsaufträge sowie einfache Neuanlage
Schnelle Auswahl der betroffenen Maschine mittels Barcode
Erfassung von geplanten Maßnahmen zur vorbeugende Instandhaltung
Einfache Auswahl der Störungsgruppe und Störungsart
Erfassung akuter Störungsfälle
Ersatzteil- und Zeiterfassung auf einem Blick
In diesem Schritt der Datenerfassung können Sie mit Barcode oder Artikel-Nr. Eingabe die Artikelmengen und Zeiten mittels Pausen-stempelfunktion erfassen
Schnelle Artikelsuche durch Offline-Daten
Gute Benutzerfreundlichkeit mittels Volltextsuche
Erfassung der durchgeführten Instandhaltungsdetails für das Wartungsprotokoll
Die Mitarbeiter arbeiten mit Benutzeroberflächen die i.d.R. aus dem Privatleben schon bekannt sind
Schnelle Integration in die vorhandene Systemumgebung
Der Datenaustausch ist sowohl Webservice als auch über FTP-Server-Synchronisierung möglich.
Aufgrund der geschäftskritischen Arbeitsabläufe wurde nach einer schnell zu integrierenden Lösung gesucht. Hierfür hat man sich im ersten Schritt für den Datenaustausch mittels CSV entschieden, mit dem die Daten in die vorhandene kaufmännische Software übernommen werden. Die Daten aus dem kaufmännischen System werden auf den mobilen Geräten offline zur Verfügung gestellt. Diese Lösung wurde ausdrücklich von den Verantwortlichen gewünscht, da die Wartungs- und Instandhaltungssoftware keinen Webservice zur Verfügung gestellt hat.
Industrie 4.0 versus Betriebsgeheimnis
Durch die Verwendung von Standardhardware konnte bei der Hardwarebeschaffung ein ausgeprägter sechsstelliger Betrag eingespart werden. Ein Teil dieser Ersparnis wurde in Informationssicherheit reinvestiert. Bei allen Endgeräten auf denen die Wartungs- und Instandhaltungs-App installiert wurde, musste die Kamera grundsätzlich außer Funktion gesetzt werden und durfte nur bei speziellen Funktionen direkt aus der Instandhaltungssoftware aufrufbar sein.
Fazit: Mobile APP spart Kosten bei der Wartung von Maschinen und schafft Transparenz
Die Medien- und Informationsbrüche konnten zwischen den Abteilungen Organisation und IT abgebaut werden. Die erfassten Zeiten sind genauer und schneller verfügbar. Die Lagerbestände der Ersatzteile und Pflegemittel werden zeitnahe gepflegt und liefern eine realistische Aussagekraft für das Bestellwesen. Die Entscheidung für eine agile und individuelle Softwareentwicklung hat sich aus Kundensicht gelohnt, da neue Ideen die im Rahmen der Projektumsetzung entstanden sind, direkt umgesetzt und für die nächsten Versionen vorzeitig berücksichtigt werden konnten, um keine doppelten Entwicklungsaufwände zu tätigen. So können in Projektbesprechungen erarbeitete Anforderungen hinsichtlich der Mindestlohndokumentationspflichten und der Kontrollinstrumente, hinsichtlich der Zeiten von externen Dienstleistern frühzeitig besprochen und berücksichtigt werden. Über folgendes Kontaktformular können Sie weitere Details wie z.B. Mengengerüste, Investitionsgrößen und einzelne Komponenten anfordern:
Ergänzende Informationen zum Markt der Instandhaltungssoftware
Instandhaltungssoftware
Mehrere Wege führen nach Rom. Wie dieses Projektbeispiel aufzeigt, kann die Instandhaltung heute mittels mobiler Erfassung und mit einer App erfolgen. Instandhaltungsleiter suchen oft nach einer ganzheitlichen Instandhaltungssoftware, da diese im von Instandhaltungsmanagement eine zentrale Rolle spielt. Instandhaltungssysteme haben oft eine mobile Applikation und unterstützen bei der Planung und Durchführung von Instandhaltungsarbeiten, indem Wartungspläne erstellt und der gesamte Instandhaltungsprozess erleichtert wird. Durch eine Instandhaltungssoftware sollen Instandhaltungskosten optimiert und der Wartungsprozess besser gesteuert werden.
Die meisten Wartungssysteme haben einen Wartungsplaner, mithilfe diesem die Wartungstermine der Anlagen und Geräte verwaltet und sichergestellt werden können. Jegliche Wartungssoftware verfolgt das Ziel die Effizienz der Instandhaltungsabteilung zu verbessern. Dies fängt bei der Erfassung und Verwaltung von Inspektionen an, und hört durch die Erstellung von Protokollen und die Durchführung von Wartungsarbeiten auf.
Computerized Maintenance Management System
CMMS, auch Computerized Maintenance Management System genannt, ist eine Softwarelösung, die speziell für das Instandhaltungsmanagement entwickelt wurde. Durch den Einsatz eines CMMS können Sie die Produktivität steigern und die Instandhaltungsarbeiten optimieren.
Instandhaltungsplanungssoftware
Eine Instandhaltungsplanungssoftware unterstützt Sie bei der effektiven Planung und Organisation Ihrer Instandhaltungsaktivitäten. Mit dieser Software können Sie Wartungspläne erstellen, Ressourcen zuweisen und den Fortschritt der Instandhaltungsarbeiten überwachen.
Die Verantwortung für die Instandhaltungslösungen trägt oft der Instandhaltungsleiter
Der Instandhaltungsleiter ist für die Gesamtverantwortung des Instandhaltungsprozesses verantwortlich. Der Instandhaltungsleiter überwacht die Instandhaltungsarbeiten, koordiniert die Einsätze des Teams und sorgt dafür, dass alle Wartungsarbeiten termingerecht durchgeführt werden. Ein erfahrener Instandhaltungsleiter ist entscheidend für die Effizienz und den Erfolg des Instandhaltungsmanagements. Ein wesentlicher Bestandteil sind Inspektionen, die dazu dienen, den Zustand von Anlagen, Maschinen und Geräte zu überprüfen, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Mit regelmäßigen Inspektionen können Ausfälle und ungeplante Reparaturen minimieren. Eine effiziente Inspektionstechnik in Kombination mit einer leistungsstarken Instandhaltungssoftware ermöglicht eine effektive Planung und Durchführung von Inspektionen.
Die Dokumentation gehört zu den wesentlichen Ziele einer Instandhaltungssoftware
Die Protokolle sind wichtige Dokumente, um den Instandhaltungsprozess nachvollziehbar zu machen. In den Protokollen werden alle durchgeführten Wartungsarbeiten, Inspektionen und Reparaturen dokumentiert. Eine gute Instandhaltungssoftware erleichtert die Erstellung und Verwaltung dieser Protokolle, um einen lückenlosen Nachweis über alle durchgeführten Instandhaltungsaktivitäten zu gewährleisten. Die Einfachheit der Erfahrung war ein Hauptziel des vorgestellten Projektes, weshalb der Fokus auf eine mobile Instandhaltungssoftware gesetzt wurde.
Für weitere Hintergründe lohnt sich ein Blick auf unser Industrieportal, hier haben wir beispielsweise die vorausschauende Wartung, auch bekannt als Predictive Maintenance, erklärt.
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