Schenken Sie einem Unternehmen Vertrauen, der Nachrichten über z.B. rechtsanwalt-meier-879@gmail.com verschickt? Die Gestaltung Ihrer E-Mail-Adresse bestimmt innerhalb weniger Sekunden, ob Empfänger Ihnen glauben oder Ihre Seriosität anzweifeln. Stellen Sie sich zwei Angebote mit identischem Preis vor. Lediglich eine Nachricht stammt von der Adresse info@firma.de. Welches Angebot wirkt schon alleine aufgrund des Absenders seriöser, wer erhält den Zuschlag? Die E-Mail ist eines der zentralen Kommunikationstools im geschäftlichen Verkehr. An eine E-Mail-Adresse zu gelangen, ist dabei ganz einfach. Zahlreiche Anbieter von Google bis Proton erlauben die Registrierung einer eigenen und kostenlosen Mail in wenigen Minuten. Jedoch ist eine solche E-Mail-Adresse für die professionelle Außendarstellung nicht die beste Option.
Eigene E-Mail-Adresse - Überblick
Autor: Thomas W. Frick (LinkedIn-Profil / Xing-Profil)
Optionen und Kosten der verschiedenen E-Mail-Lösungen
Es gibt im Prinzip drei Optionen, wie Unternehmen eine betriebliche Mail-Lösung implementieren. Die erste ist der Einsatz eines kostenfreien E-Mail-Dienstes, eines sogenannten Freemailers. Hier gibt es zahlreiche Anbieter, die alle gemein haben, dass die Nutzung umsonst ist.
Die zweite Option ist es, einen eigenen Mail-Server einzurichten. Dafür ist eigene Hardware erforderlich, die selbst verwaltet wird. Alternativ lässt sich ein E-Mail-Server auch auf einem VPS oder einem anderen gemieteten Server von einem Hoster einrichten.
Die dritte Lösung ist es, eine fertige Mail-Lösung von einem Dienstleister zu beziehen. Hierbei handelt es sich um ein fertiges Paket, das alle Leistungen beinhaltet. Es müssen nur noch die individuellen E-Mail-Adressen für alle Nutzer eingerichtet werden.
Tipp: Beim Vergleich der Wirtschaftlichkeit lohnt es sich, nicht nur die reinen Investitionskosten zu berücksichtigen. Wichtig sind auch die laufenden Kosten für die Verwaltung.
Freemailer sind hier die kostengünstigsten Optionen, denn es fallen sowohl für die Einrichtung als auch für den Betrieb keine Kosten an. Die Kosten für einen eigenen Mail-Server können hingegen recht hoch ausfallen. Miete oder Anschaffung eines Servers und die Kosten, die durch die Verwaltung des Personals entstehen, machen diese Lösung recht teuer. Mail-Lösungen von professionellen Anbietern sind dann bereits ab wenigen Euro pro Monat erhältlich und somit sehr kosteneffizient.
Der Weg zur eigenen E-Mail
Unternehmen, die nach einer Lösung für den Empfang und das Senden von Mails suchen, sollten sich mit den Vorteilen sowie Nachteilen aller Optionen genau beschäftigen. Wer eine eigene Email Domain registriert und diese für die Webseite nutzt, kann auf diesem Weg auch eigene Mailadressen unter dieser Domain einrichten. Dies sorgt für ein professionelles Auftreten und Vertrauen, denn Empfänger sehen sofort, dass die Mail von einem bestimmten Unternehmen stammt. Dies ist auch ein Teil des Brandings, das wichtig ist für das Marketing. Das gelingt besonders einfach mit einem Mailpaket. Dazu gehören eine bestimmte Anzahl an Postfächern, Speicherplatz sowie zahlreiche Funktionen rund um die Mail. Die Mail-Lösung wird einfach mit der eigenen Top-Level-Domain verknüpft. Dann müssen nur noch die Postfächer eingerichtet werden, unter denen das eigene Unternehmen per Mail erreichbar sein soll.
Preis-Beispiele für E-Mail Pakete:
Welche zusätzliche Funktionen bietet eine eigene Mail-Lösung?
Was gerade für Unternehmen wichtig ist, sind die Funktionen, die eine Mail-Lösung bereitstellt. Mails senden und empfangen ist mit allen Varianten möglich, logisch. Aber bereits beim Spamfilter zeigt sich, dass nicht alle Lösungen für den täglichen Einsatz im Unternehmen geeignet sind. Die besten Filter bieten erfahrungsgemäß E-Mail-Dienstanbieter. Zudem gibt es hier oft die Möglichkeit, mit White- oder Blacklists zu arbeiten und so einen eigenen Filter zu konfigurieren. Auch mit einem eigenen Mail-Server ist dies möglich, erfordert aber Erfahrung mit der Technik.
Praktisch ist die Integration in einen persönlichen Workspace. So sind Termine, Nachrichten und der E-Mail-Eingang übersichtlich auf einer persönlichen Seite jedes Mitarbeiters abrufbar. Das erleichtert die externe und interne Kommunikation, da immer häufiger mehr Kanäle als nur die Mail zum Einsatz kommen. Mit Freemailern ist dies nur in bestimmten Szenarien möglich, Mail-Dienstanbieter haben solche Funktionen oft speziell für Unternehmen im Portfolio.
Auf dem Laufenden bleiben
Mit einer Anti-Spam-Garantie und dem kostenlosen Informationsservice informieren wir Sie, gemäß Ihrer Themenauswahl kompakt über weitere Projekt- und Praxisbeispiele. Wählen Sie hierzu einfach Ihre Interessen und Themen aus: https://www.it-wegweiser.de/infoservice/
