IT-Infrastruktur optimieren – 6 Tipps aus der Praxis

IT Prozessoptimierung

Manchmal löst etwas Neues direkt Ablehnung bei den Mitarbeitern aus, ohne dass diese überhaupt wissen, worum es geht. Eine frühzeitige Information, dass es Änderungen geben wird, ist daher sinnvoll.

Software und Tools gibt es heutzutage für alle Bereiche eines Unternehmens. Es ist daher nicht unüblich, dass Firmen tagtäglich auf 10 bis 20 Tools zurückgreifen. Doch anstatt Prozesse zu optimieren und Zeit einzusparen, kann eine zu große Menge an Programmen auch zu Problemen führen.

  • Erstens steigt der Aufwand für den Wechsel zwischen unterschiedlichen Tools.
  • Zweitens können Datensilos entstehen, wodurch die Produktivität eingeschränkt wird.
  • Auch eine unzureichende Skalierbarkeit einzelner Lösungen zählt zu den Nachteilen.

All diese Punkte können sich in Summe negativ auf die Effektivität von Arbeitsabläufen auswirken.

Daher ist es für Unternehmen ratsam, die IT-Infrastruktur regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Ziel ist dabei, leistungsfähiger und effizienter zu werden. Oftmals sind dafür größere Veränderungen, wie beispielsweise die Einführung einer neuen Software notwendig. Bevor die IT-Struktur modernisiert werden kann, muss sich das Unternehmen jedoch zunächst einen klaren Überblick über die verwendeten Tools verschaffen. Erst danach können mögliche Lösungsansätze skizziert werden. Das Endergebnis im Sinne einer höheren Effizienz sowie Kosteneinsparungen muss außerdem vorab messbar gemacht werden.

Der erste Schritt ist immer der schwierigste

it-strukturen-optimieren-2Die Softwareeinführung ist nicht immer einfach, denn dabei können mehrere Herausforderungen auftreten. Zum einen können sich Unternehmen bei der Suche des geeigneten Tools verzetteln, schließlich gibt es heutzutage eine Menge unterschiedlicher Programme auf dem Markt. Aber auch der Faktor Mensch rückt dabei ins Zentrum – und darf auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Konkret bedeutet das: Manche Mitarbeiter könnten sich gegen das neue Programm sträuben und es ablehnen. In Summe ist das keine leichte Ausgangssituation. Und daher kommen hier ein paar ganz konkrete Tipps, wie sich die Einführungsphase so gestalten lässt, dass alle an einem Strang ziehen. Das A und O sind dabei konstruktive Dialoge und das Eingehen auf Sorgen und Ängste.

Tipp 1: Eine grobe Vorauswahl treffen

Plant etwa eine Werbeagentur, unterschiedliche Prozesse zusammenzuführen, damit die Arbeitsabläufe effizienter werden, muss sie sich als Allererstes über das gewünschte Tool informieren. Und hierbei ist es hilfreich, zunächst eine umfassende Recherche zu betreiben, um sodann eine grobe Vorauswahl zu treffen. Rezensionen, Tests, aber auch Erfahrungen anderer Unternehmen können dabei nützlich sein. Nicht zuletzt sollten die Möglichkeiten und Funktionen der neuen Software genau unter die Lupe genommen werden. Diese müssen sich mit den vorab definierten Anforderungen decken. So hat etwa eine Agentur mit einer umfassenden Lösung nicht nur ein Werkzeug, sondern gleich eine ganze Werkzeugkiste parat. Darin enthalten sind diverse Tools, die zum Planen und Managen notwendig sind. Aber auch die internen Abläufe und die Zusammenarbeit mit externen Partnern verbessern sich damit. Diese Umstellung kann in Summe wesentliche Zeit- und Kosteneinsparungen bedeuten.

Beispiel Agentursoftware: Schon um die letzte Jahrtausendwende kam ein Agenturchef auf mich zu und wollte unsere damalige Produktionsplanungs- und Steuerungssoftware (PPS) zweckentfremden und als Agentursoftware einsetzen. Damals gab es noch keine spezielle Branchensoftware für Agenturen. Der erste Impuls von mir war: So eine extreme Fülle an verschiedenen Funktionen, das ist doch unübersichtlich und für die meisten Anwender einer anderen Branche zu kompliziert. Schnell zeigte sich aber, warum der Agenturchef diese Idee hatte, denn die wertschöpfenden Abläufe einer Agentur sind der einer industriellen Produktion sehr ähnlich.

Die Shortlist sollte sodann einem Kernteam präsentiert werden, das sowohl bei der Auswahl, als auch bei der Einführung der Software mit an Bord ist. Dieses verfügt somit nicht nur über die wichtigsten Informationen, sondern motiviert im Optimalfall auch den Rest der Belegschaft dazu, dem Tool positiv gegenüberzustehen – womit wir auch schon beim nächsten Tipp wären.

Tipp 2: Rechtzeitig mit den Mitarbeitern reden

Abgesehen vom Kernteam ist es sinnvoll, das gesamte Personal frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Die Führungsriege sowie das Kernteam sollten daher die Mitarbeiter fragen, was sie konkret an der aktuellen Situation vermissen und wohin ihrer Meinung nach die Reise in puncto Tools gehen könnte. So werden die Beteiligten nicht vor vollendete Tatsachen gestellt, sondern sie können sich in den Entscheidungsprozess einbringen. Eine frühzeitige Information über die Veränderung gibt ihnen zudem die Möglichkeit, sich mental darauf einzustellen. Das hilft auch dabei, diese ersten Widerstände zu überwinden. Je eher die Planung beginnt und je früher die Mitarbeiterschaft daran teilhat, umso besser lassen sich mögliche Probleme und Unstimmigkeiten beseitigen.

Tipp 3: Notwendigkeit plausibel erklären

Bereits im nächsten Schritt sind die Mitarbeiter zu informieren, dass sie sich mit der neuen Software vertraut machen sollen. Und hierbei sind erneut Fingerspitzengefühl sowie eine gute Planung gefragt. Eine Versammlung, bei der das Kernteam die wichtigsten Funktionen vorab vorstellt, sowie ein Testlauf können dabei helfen, mögliche Hürden bei der Verwendung aus dem Weg zu räumen. Ebenso ist es wichtig, die Notwendigkeit des neuen Tools plausibel zu erklären. Die Belegschaft muss also erkennen, warum die neue Software notwendig ist. Dann wird sie auch bereit dazu sein, damit zu arbeiten. Natürlich kann es sein, dass der eine oder andere sehr erfahrene Mitarbeiter mit seinen alten Werkzeugen spezielle Aufgaben anfangs noch schneller bewältigt. Doch hier müssen die Vorteile für das ganze Team im Vordergrund stehen und so auch kommuniziert werden.

Tipp 4: Schrittweise einführen

Auch die Umstellung auf die neue Arbeitsweise sollte nicht auf einen Schlag erfolgen. Alle brauchen genügend Zeit, um sich mit der neuen Software vertraut zu machen. Das wirkt sich in Summe positiv auf den Lernprozess aus. Doch Achtung: Manche lernen schneller, andere brauchen etwas mehr Zeit, um alle Funktionen zu verstehen und anwenden zu können. Hier sind Geduld und Verständnis gefragt. Aus unternehmerischer Sicht ist es sinnvoll, die neue Software schrittweise einzuführen. So werden die Mitarbeiter langsam mit den neuen Gegebenheiten vertraut gemacht. Am Anfang kann darüber hinaus die frühere Software in Teilbereichen noch zum Einsatz kommen. So ist gewährleistet, dass Projekte weiterhin zügig und erfolgreich abgeschlossen werden.

IT-Projektbremse: Sollten sich trotz der schrittweisen Vorgehensweise IT-Projektbremsen gebildet haben, lohnt es sich den Erfahrungsbericht eines Forummitglieds zu lesen: https://it-wegweiser.de/it-projektbremsen-loesen/

Tipp 5: Kritikpunkte nicht abtun

Auch wenn das neue Tool gut ankommt – Kritikpunkte gibt es in den meisten Fällen. Dabei kann die Kritik berechtigt oder aber auch unberechtigt sein. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass Verantwortliche die Kritik nicht kategorisch ablehnen, sondern sich mit ihren Angestellten auseinandersetzen und ihnen aufrichtig zuhören. So zeigen Sie, dass Sie jegliche Schwierigkeiten ernst nehmen. Manchmal haben die Mitarbeiter auch einfach nur Angst vor etwas Neuem und lehnen deshalb die neuen Lösungen ab. Doch hin und wieder ist die Kritik auch berechtigt und die Mitarbeiter haben tatsächlich Schwachstellen entdeckt, die Probleme verursachen können.

An dieser Stelle sei gesagt: Moderne Tools lassen sich oft individuell auf die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens abstimmen. Eine Option kann auch die Erweiterung des Funktionsumfangs sein.

Tipp 6: Zielgruppenorientierte Schulungen durchführen

Bei der Einführung ist es essenziell, die Belegschaft regelmäßig zu schulen. Wurde die Software schließlich eingeführt, helfen auch regelmäßige Schulungen dabei, das erworbene Wissen zu festigen oder aufzufrischen. Wenn verschiedene Nutzergruppen mit der Software arbeiten, kann es zudem sinnvoll sein, mehrere Schulungen durchzuführen, die auf die verschiedenen Zielgruppen und Tätigkeitsprofile zugeschnitten sind.

Fazit

Am Ende sehen es hoffentlich alle so: Die neue Software hilft. Sie reduziert die Komplexität und sorgt für eine bessere Zusammenarbeit. Das hilft dem Unternehmen, Geld einzusparen und die Effizienz zu steigern. Dadurch können sich die verschiedenen Teams besser auf ihre Arbeit konzentrieren und den Kundennutzen erhöhen. Und all das wirkt sich am Ende positiv für alle aus.