Eine Pflicht zur Erstellung und Versendung elektronischer Rechnungen besteht bereits, wenn es um den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geht. Ab dem 1. Januar 2025 soll die elektronische Rechnung auch zur Pflicht für Selbstständige und Unternehmer werden, wenn diese mit anderen Unternehmen abrechnen.
Was ist eine XRechnung?
Die Besonderheit einer sogenannten XRechnung besteht darin, dass diese den deutschen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch darstellt. Bei einer XRechnung handelt es sich somit immer um eine elektronische Rechnung. Allerdings ist nicht jede elektronische Rechnung auch eine XRechnung. Ein großer Vorteil der XRechnung besteht darin, dass diese im XML-Format verfasst wird, welche strukturierte Rechnungsdaten in Textform abbildet. Das sorgt dafür, dass das Dokument ohne manuellen Zwischenschritt direkt weiterverarbeitet werden kann. Somit führt die XRechnung zu einer Erleichterung des Rechnungsaustausches zwischen verschiedenen Parteien.
Was ändert sich für Unternehmen durch die XRechnung?
Aktuell können Unternehmen Rechnungen noch in Papierform erstellen und versenden. Die Nutzung von elektronischen Rechnungen ist zwar effizienter und schont die Umwelt, sie ist allerdings nicht vorgeschrieben. Eine Ausnahme ist der Rechnungsaustausch mit öffentlichen Behörden – hier müssen Unternehmen bereits mit elektronischen Rechnungen arbeiten. Dies soll sich allerdings ab Anfang 2025 ändern. Das Gesetz ist bisher nicht final beschlossen, sodass es noch zu entsprechenden Änderungen kommen kann. Geplant ist allerdings die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht im inländischen B2B-Bereich. Wer mit anderen Unternehmen in Deutschland Geschäfte abschließt, sollte sich daher unbedingt mit dieser Thematik auseinandersetzen und sich vorbereiten.
Hinweis zu aktuellen geplanter Ausnahmen: Es soll allerdings auch Ausnahmen für diese Pflicht geben. Umsätze, die gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Steuer befreit sind, sollen nicht unter die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung fallen. Dies soll auch für Fahrausweise sowie Kleinbetragsrechnungen gelten, deren Rechnungssumme nicht mehr als 250 Euro brutto beträgt.
Was ist eine XRechnung und was nicht?
Da die elektronische Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz ab dem 1. Januar 2025 auch im B2B-Bereich zur Pflicht werden soll, sollten sich Unternehmen bereits jetzt damit auseinandersetzen, wie sie eine XRechnung erstellen. Dabei muss nicht nur sichergestellt sein, dass elektronische Rechnungen erstellt und versendet werden können. Auch sollten Leistungsempfänger dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Hintergrundinformationen: Die EN-16931 definiert den Standard für E-Rechnungen. Weitere ausführliche Informationen, um eine XRechnung zu erstellen, empfehlen wir zur Ansicht.
Einsatz einer Unternehmenssoftware zur Erstellung
einer rechtskonformen elektronischen Rechnung
Betriebe können eine entsprechende Unternehmenssoftware einsetzen, um XRechnungen im passenden XML-Format zu generieren. Auf diese Weise können Unternehmen bequem und rechtssicher XRechnungen erstellen sowie versenden.
Rechtlich auf der sicheren Seite: Bei Änderungen des Gesetzgebers wird die jeweilige Unternehmenssoftware in der Regel entsprechend angepasst, sodass gewährleistet ist, dass alle aktuell geltenden gesetzlichen Vorschriften erfüllt sind.
Generatoren für XRechnungen
Im Netz finden sich Generatoren für XRechnungen, die verwendet werden können, um XRechnungen zu erstellen. In diesem Fall ist kein eigenes XRechnungs-Programm erforderlich. Allerdings erfolgt keine automatische Speicherung, sodass Unternehmen sich selbst darum kümmern müssen, die Rechnungen herunterzuladen und entsprechend zu archivieren.
Hinweis: Wichtig zu wissen ist diesbezüglich, dass beispielsweise eine Word-Datei mit eingebettetem XML-Code sowie Excel-Dateien und reine PDF-Dokumente keine XRechnung darstellen. Bei einer XRechnung handelt es sich immer um ein XML-Dokument.
Verwendung einer XRechnungs-Software
Es gibt spezielle XRechnungs-Softwares, die ebenfalls verwendet werden können, um XRechnungen zu erstellen. Einzelrechnungen können unter Umständen sogar kostenfrei mit einer XRechnungs-Freeware generiert werden. Dementsprechend handelt es sich um eine sinnvolle Alternative für Kleinunternehmer, die Geld sparen möchten und nicht allzu viele Rechnungen erstellen.
Wie können sich Selbstständige frühzeitig
auf die XRechnung vorbereiten?
Unternehmen müssen nicht nur wissen, wie man eine E-Rechnung erstellt, sondern auch sicherstellen, dass die unternehmensinternen Prozesse auf die Erstellung, den Versand sowie den Empfang von elektronischen Rechnungen ausgerichtet sind. Es gilt daher bereits im Vorfeld entsprechende Arbeitsabläufe in den Arbeitsalltag zu integrieren, damit es zu keinen Problemen kommt.
Es gilt außerdem, die Mitarbeiter im Umgang mit dem XRechnungs-Format zu schulen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass diese über das erforderliche Know-how verfügen, das benötigt wird, um diese Art von Rechnung korrekt zu erstellen und zu versenden.
Die unternehmensinternen IT-Systeme müssen dazu in der Lage sein, XRechnungen zu unterstützen. Unter Umständen müssen entsprechende Software-Lösungen integriert werden, um erfolgreich XRechnungen zu erstellen und zu empfangen.
Datenschutz- und Sicherheitshinweis: Wenn Rechnungen mit sensiblen Daten elektronisch versendet werden, müssen diese entsprechend geschützt werden, damit eine sichere Übermittlung der Rechnungsdaten gegeben ist. Dementsprechend müssen sich Unternehmen auch mit dem Thema Cyber Security auseinandersetzen.
Um sicher sein zu können, dass es bei der Erstellung, dem Versand und dem Empfang von elektronischen Rechnungen zu keinen Problemen kommt, sollten Testläufe durchgeführt werden. Im Rahmen dieser Testläufe kann überprüft werden, ob die XRechnungen korrekt erstellt werden. Zusätzlich dazu sollte das System hinsichtlich der Interoperabilität mit den Systemen von wichtigen Geschäftspartnern überprüft werden, damit eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet ist.
Auf dem Laufenden bleiben
Mit einer Anti-Spam-Garantie und dem kostenlosen Informationsservice informieren wir Sie, gemäß Ihrer Themenauswahl kompakt über weitere Projekt- und Praxisbeispiele. Wählen Sie hierzu einfach Ihre Interessen und Themen aus: https://www.it-wegweiser.de/infoservice/
