Übersichtliche und vollständige E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme. Seit dem 01.01.2007 ist die E-Mail-Signatur durch das in Kraft getretene „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) bei Geschäftsbriefen sogar verpflichtend. In der Praxis kommt es häufig vor, dass viele Unternehmen nicht wissen, welche Informationen enthalten sein müssen und welche nicht. Bei unserem Tipp hinsichtlich E-Mail-Signatur-Marketing ist uns aufgefallen, dass wir dieses Thema noch nicht beschrieben haben. Deshalb haben wir die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Was ist eine E-Mail-Signatur, und für wen ist sie Pflicht?
Die E-Mail-Signatur ist der Abschnitt am Fuße einer E-Mail, in dem weiterführende Informationen über den Absender dargestellt werden. Geläufig sind auch die Begriffe „Fußzeile“ oder „Abbinder“. Jedoch hat sich im Geschäftsleben der Ausdruck „E-Mail-Signatur“ klar durchgesetzt. Eine E-Mail-Signatur besteht meistens aus vier Komponenten. Das sind die persönlichen Informationen des Absenders, die Informationen über das Unternehmen, ein Haftungsausschluss und eine Marketinginformation. Davon sind die ersten beiden Komponenten rechtlich verbindlich und somit Pflicht in der E-Mail. Diese Pflicht gilt für alle Gewerbetreibenden, wie Kaufleute (e.K), Handelsgesellschaften (GmbH, UG, OHG, KG), Aktiengesellschaften (AG), Selbstständige und Freiberufler. Dabei kommt es nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender der Mail gewerblich, also nicht mehr privat, tätig ist. Wer auf eine E-Mail-Signatur verzichtet, dem drohen Abmahnungen und sogar Klagen. Derjenige muss sich möglicherweise auf Geldstrafen einstellen. Mit den beiden letzten Komponenten der E-Mail-Signatur kann E-Mail-Signatur-Marketing betrieben werden.
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Was genau gehört in eine E-Mail-Signatur?
Wie bereits oben erwähnt, gehören persönliche Informationen des Absenders und Informationen über das Unternehmen in eine E-Mail-Signatur.
Bei E-Mail-Signaturen von Firmen ohne Handelsregistereintrag gelten die gleichen Regeln wie beim Geschäftsbrief. In die Signatur gehören also Vor- und Nachname des Gesellschafters bzw. der Gesellschafter und die ladungsfähige Anschrift des Unternehmens oder der Unternehmer/innen. Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts gehört dies als Zusatz, oder zumindest die Abkürzung GbR, in die Signatur. Zudem kann die Geschäftsbezeichnung enthalten sein. In eine E-Mail-Signatur bei Firmen mit Handelsregistereintrag gehören also der Firmenname, die Bezeichnung der Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist. Zudem müssen bei der GmbH die Geschäftsführer genannt, und sofern ein Aufsichtsrat gegründet wurde, der Vorsitzende mit Vor- und Nachnamen angegeben werden. Bei einer AG müssen auch alle Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats muss mit Vor- und Nachnamen angegeben sein.
Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?
Eine E-Mail-Signatur muss in Geschäftsbriefen enthalten sein. Doch was genau ist mit einem Geschäftsbrief überhaupt gemeint? Laut Gesetz fallen darunter nach außen gerichtete schriftliche Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt, also u. a. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen und Preislisten. Auch die Mails von externen Mitarbeitern an Kunden stellen geschäftsmäßige Kommunikationen dar, sofern die Externen oder Freelancer im Auftrag des Unternehmens handeln. Der interne Schriftverkehr, also E-Mails zwischen Kollegen, Abteilungen oder Niederlassungen eines Unternehmens, gilt nicht als Geschäftsbrief.
E-Mail-Signatur leicht verwalten
Um sicherzustellen, dass auch jeder Mitarbeiter sich an die Pflichten hält, gibt es einige Plattformen, um die E-Mail-Signaturen des eigenen Unternehmens zu managen. Dort behält man den Überblick und kann sicherstellen, dass man mit keinerlei rechtlichen Konsequenzen rechnen muss. Es können ganz ohne IT neue Signaturen erstellt werden und jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf diese. So kann auch erfolgreiches Marketing mit den Signaturen betrieben werden. Mithilfe von sogenannten Multisignaturen können Mitarbeiter die passende Signatur auswählen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Mitarbeiter in mehreren Abteilungen tätig sind oder mit Kunden aus verschiedenen Ländern zu tun haben.