Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen unerlässlich, wenn sie sich langfristig am Markt durchsetzen möchten. Grund hierfür ist, dass digitale Prozesse vielfältige Vorteile mit sich bringen, wobei die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Vordergrund steht. Hierdurch entstehen große Wettbewerbsvorteile, weshalb sich Arbeitgeber unbedingt mit Werkzeugen und Lösungen beschäftigen sollten, welche die Digitalisierung von Prozessen im unternehmerischen Kontext fördern.
Digitalisierung durch Integration eines ERP-Systems
Um die Digitalisierung von unternehmensinternen Geschäftsprozessen voranzutreiben, sollten Unternehmen ein sogenanntes ERP-System in den Betriebsalltag implementieren. Bei einem ERP-System handelt es sich um eine Software, welche die Verwaltung und Steuerung des gesamten Unternehmens ermöglicht. Dabei besteht ein solches System aus miteinander kommunizierenden Geschäftsanwendungen, die auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen und jede einzelne Geschäftsanwendung ist in der Regel auf einen bestimmten Geschäftsbereich fokussiert.
Zu den verschiedenen Unternehmensbereichen, die durch ein ERP-System abgedeckt werden, zählen unter anderem:
● Buchhaltung
● Personalwesen
● Finanzen
● Logistik
● Beschaffung
● Vertrieb
● Lieferkette
Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten eines solchen Systems machen es zu einem idealen Werkzeug für Unternehmen, welche die Digitalisierung unternehmensinterner Geschäftsprozesse vorantreiben und idealerweise veraltete Systeme ersetzen.
Einführung eines CRM-Systems
Ein CRM-System ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Kundendaten und der Pflege von Kundenbeziehungen unterstützt. Im Laufe der Zeit entstehen unzählige Interaktionen mit Kunden, wobei diese mit verschiedenen Mitarbeitern kommunizieren. Damit trotzdem ein guter Überblick über sämtliche Kundeninteraktionen besteht, sollte ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) in den Betrieb implementiert werden. Dieses verfolgt die Interaktionen und speichert sie an zentraler Stelle ab, sodass jederzeitiger Zugriff auf relevante Kundendaten und -interaktionen besteht, zu denen unter anderem die folgenden zählen:
● Kundenserviceprozesse
Im jeweiligen Kundenprofil können sich Unternehmen neben der Kaufhistorie des Kunden auch ausstehende Kundenservice-Vorgänge sowie den Bestellstatus anzeigen lassen. Das ist deshalb
wichtig, weil Kunden bei der Kontaktaufnahme mit einem Mitarbeiter voraussetzen, dass dieser Zugriff auf diese Informationen hat, damit er die Anfrage kompetent beantworten kann. Hat dieser keinen Zugriff auf den aktuellen Bestellstatus, ist eine Beantwortung von Fragen zu diesem nicht möglich, was den Kunden mitunter verärgert.
Neben einer höheren Kundenzufriedenheit führt der Einsatz eines CRM-Systems zu Kostenersparnissen, da sich viele Prozesse, die im Kontext der Erfassung und der Verarbeitung von Kundendaten stehen, automatisieren lassen.
Ein Warenwirtschaftssystem implementieren
Ein Warenwirtschaftssystem ist für die Digitalisierung von sämtlichen Prozessen innerhalb der Warenwirtschaft unerlässlich, die mit der Erfassung und der Verarbeitung von Warenbeständen zusammenhängen. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems, da eine effiziente Bestandsverwaltung große Kostenersparnisse mit sich bringt. Ein solches System stellt Echtzeitdaten bereit, sodass stets ein guter Überblick über die Bestände besteht, die sich aktuell im Lager befinden. Das führt zu einer Vermeidung von Überbeständen, wodurch die Lagerkapazitäten optimal genutzt werden. Auch zu geringe Warenbestände werden rechtzeitig erkannt und durch zeitnahe Nachbestellungen korrigiert.
Leseempfehlung: Warum eine Software für die Warenwirtschaft anschaffen? Im Rahmen unserer Recherche sind wir auf diese kompakte Übersicht und 6 Argumente aufmerksam geworden: Einsatz eines Warenwirtschaftssystems
Automatisierte Rechnungsstellung
Im Rahmen eines modernen Warenwirtschaftssystems können Unternehmen automatisiert Rechnungen sowie Gutschriften und Angebote erstellen. Dies führt zu einer Vereinfachung des Verwaltungsprozesses innerhalb der Warenwirtschaft, da keine manuelle Erstellung durch einen Mitarbeiter mehr erforderlich ist.
Auch die Fehleranfälligkeit sinkt, wenn automatisierte Prozesse manuelle Tätigkeiten übernehmen, weil es zu keinen Flüchtigkeitsfehlern aufgrund von mangelnder Konzentration kommt. Wenn Rechnungen und Zahlungen in Echtzeit verfolgt werden, trägt dies zu einer einfachen Überwachung bei. Nicht bezahlte Rechnungen sind auf einen Blick ersichtlich und es lassen sich rechtzeitig Zahlungserinnerungen versenden.
Verwendung eines Human-Resource-Management-Systems
Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, sollte sich mit der Implementierung eines Human-Resource-Management-Systems (HRMS) auseinandersetzen. Grund hierfür ist, dass ein solches System die automatisierte Abwicklung von Prozessen in der Personalabteilung unterstützt. Hierzu zählen unter anderem:
● Erfassung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten
● Verwaltung von Onboarding-Prozessen
● Management von Bewerbern
● Erfassung sowie Verwaltung von Arbeitszeiten
● Ermittlung von Überstunden
● Berechnung von Gehältern und Sozialversicherungsbeiträgen
Routineaufgaben, wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten oder die Berechnung von Gehältern, erfordern einen gewissen Zeitaufwand und binden Ressourcen. Der Wegfall solcher manuellen Tätigkeiten aufgrund von automatisierten Prozessen bringt den Vorteil mit sich, dass sich Mitarbeiter der Personalabteilung wieder mit strategischen Aufgaben auseinandersetzen können. Zudem unterstützt ein HRMS die Personalabteilung bei der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen.
Elektronische Signaturen nutzen
Mittlerweile verwalten Unternehmen eine große Anzahl verschiedener Dokumente, sodass ein effizientes Dokumentenmanagement besonders wichtig ist. Werden Dokumente auf elektronischem Wege erstellt und verwaltet, bringt dies zahlreiche Vorteile mit sich. Zu diesen zählen:
● Geringere Kosten durch Wegfall von Druck und Porto
● Höhere Umweltfreundlichkeit
● Schnelle Erstellung und Versand
Hinweis: Firmen müssen darauf achten, dass jedes Dokument rechtskräftig ist. Auch elektronische Dokumente lassen sich rechtlich bindend unterschreiben, indem elektronische Signaturen zum Einsatz kommen. Diese wird auf der Erklärseite von Adobe sehr gut erklärt.
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