Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen kostet Zeit, bindet Fachkräfte und erhöht das Risiko für Fehler. Ein hoher Berg an Belegen bindet zudem die knappe Zeit. Digitale Abläufe entlasten die Buchhaltung, indem sie Routinetätigkeiten übernehmen. Weg von unzähligen Papierstapeln, hin zu intelligenten Abläufen, für mehr Überblick, um die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern. Immer mehr CFO’s und Leiter des Finanz- und Rechnungswesens, suchen stetig mit der IT-Abteilung nach Wegen, um wiederkehrende Prozesse effizienter zu gestalten und setzen dabei auf digitale Rechnungsworkflows. Ein automatisierter Workflow funktioniert allerdings nur, wenn Struktur und System zusammenpassen. Dieser Artikel gibt Tipps zur Einführung von digitalen Workflows in der Buchhaltung.
Autor: Thomas W. Frick (LinkedIn-Profil / Xing-Profil)
Digitale Workflows - Kurznavigation
Saubere Prozessstrukturen erleichtern den Einstieg in digitale Workflows
Bevor ein digitaler Rechnungsworkflow eingeführt wird, ist ein genauer Blick auf die bereits bestehenden Abläufe sinnvoll. Unterschiedliche Formate, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Standards bremsen die angedachte Automatisierung nämlich schon im Frühstadium aus.
Tipp: Klare Strukturen wie klar definierte Eingangskanäle und Erfassungspunkte schaffen die Grundlage für einen effektiven digitalen Einsatz.
Zudem sollte die technische Basis stimmen. Eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung erfordert schließlich kompatible Schnittstellen, eine stabile Infrastruktur und klare Benutzerrechte.
Besonders hilfreich ist es, wenn die Rechnungsdaten direkt in bestehende Buchhaltungsprozesse übergehen, wie das bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern der Fall ist. So wird verhindert, dass digitale und analoge Arbeitsweisen parallel laufen und unnötige Doppelungen entstehen.
Welche Technologie arbeitet im Hintergrund und wie?
Nicht jede Rechnungsverarbeitung ist gleich aufgebaut. Manche Systeme greifen auf klassische Texterkennung zurück, andere nutzen regelbasierte Prüfmechanismen oder arbeiten mit lernfähigen Komponenten. Die Wahl hängt stark davon ab, wie vielfältig die eingehenden Belege im Unternehmen strukturiert sind und welche Anforderungen im Tagesgeschäft bestehen.
OCR-Technologien erkennen Inhalte auf Basis von vordefinierten Layouts. Das funktioniert zuverlässig, solange die Rechnungsvorlagen konstant bleiben. Wird die Vielfalt größer, geraten regelbasierte Systeme allerdings an ihre Grenzen. In solchen Fällen hilft der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), die sich an unterschiedliche Formate anpasst und mit der Zeit Muster besser erkennt. Dabei bleibt ausschlaggebend, dass IT-Verantwortliche den Überblick über Entscheidungen behalten und Eingriffe bei Bedarf möglich sind.
Systeme anschließen, die bereits genutzt werden
Eine neue Software bringt nur dann echte Entlastung, wenn sie sich nahtlos in bestehende Umgebungen einfügt. Deshalb ist die Integration in vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Systeme maßgeblich.
Damit alles rund läuft, sollten Prozesse wie die Prüfung, Freigabe und Weiterleitung von einem Ort aus steuerbar bleiben. Strukturiert aufgebaute Freigabeprozesse und Protokolle machen Verantwortlichkeiten nämlich jederzeit klar nachvollziehbar. IT-Verantwortliche sollten vor diesem Hintergrund darauf achten, dass neue Tools keine zusätzlichen Komplexitäten einführen und stattdessen die bestehenden Strukturen sinnvoll ergänzen.
Tipp: Idealerweise fließen die erfassten Daten direkt in das System, das für Buchungen, Zahlungsabgleiche und Auswertungen genutzt wird.
Was sind die spürbaren Vorteile von digitalen Workflows im Arbeitsalltag der Buchhaltung?
Digitale Prozesse bringen mehr als nur eine Beschleunigung der Abläufe. Auch Transparenz, Fehlerkontrolle und die Entlastung von wiederkehrenden Aufgaben stehen im Fokus. Das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten, das Nachfragen bei Fachabteilungen oder das Kontrollieren von Zahlungszielen fällt bei automatisierten Prozessen schließlich deutlich seltener an.
Teams konzentrieren sich stattdessen auf Aufgaben, die Fachwissen und Einschätzung erfordern, zum Beispiel bei der Budgetkontrolle oder bei der Bewertung von Abweichungen. Gleichzeitig steigt die Nachvollziehbarkeit im Prozess, was bei internen wie auch externen Prüfungen hilfreich ist.
Wie sieht ein Projekt zur Systemeinführung aus?
Der Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung ist kein reines IT-Thema. Damit Systeme später sinnvoll greifen, braucht es Abstimmungen zwischen IT, Buchhaltung und allen Beteiligten im Freigabeprozess. Zu Beginn hilft es deshalb, bestehende Schwachstellen gemeinsam zu identifizieren.
- An welchen Stellen stockt der Ablauf?
- Welche Formate machen regelmäßig Probleme?
- Welche Prozesse laufen doppelt?
Aus diesen Erkenntnissen entsteht ein Konzept, das die technischen Anforderungen abdeckt und die organisatorischen Abläufe berücksichtigt. Das Ziel ist es, einen Prozess zu entwickeln, der digital und zugleich alltagstauglich ist.
Tipp: Mit einem schrittweisen Vorgehen durch Pilotabteilungen oder ausgewählte Lieferanten entdecken Verantwortliche Probleme frühzeitig.
Worauf kommt es bei Anbietern wirklich an?
Der Markt für Rechnungsverarbeitungslösungen ist vielfältig. Damit ein System zur eigenen Infrastruktur passt, sollten Verantwortliche darum gezielt auf bestimmte Merkmale achten. Dazu gehört die Fähigkeit, verschiedene Rechnungsformate zu erkennen, unabhängig davon, ob diese strukturiert, gescannt oder per E-Mail eingegangen sind. Auch Funktionen zur Validierung von Daten gegen bestehende Stammdaten, wie Lieferanten oder Kostenstellen, sind hilfreich.
Ein Anbieter sollte außerdem praxisnahe Schnittstellen bereitstellen, zum Beispiel zur bestehenden Buchhaltung oder zum Steuerberater. Nur wenn Daten lückenlos weitergegeben werden, entsteht am Ende schließlich ein durchgängiger Workflow.
Nicht zuletzt zählt auch der Service. Ein Ansprechpartner, der bei Fragen zur Verfügung steht, ist insbesondere in der Einführungsphase maßgeblich, möchten Unternehmen eine tatsächliche Entlastung erreichen.
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