Zur Ausgangslage in Krankenhäusern und Universitätskliniken
Nicht alle Arbeitsschritte, die in Krankenhäusern und Universitätskliniken erledigt werden müssen, können vom Stationsdienst-Personal und medizinischem Personal selbst durchgeführt werden. Dies liegt u.a. an den allgemein knappen Zeitressourcen von Pflegekräften, wie wir im Digitalisierungsbeispiel der Hebammen-Situation aufgezeigt hatten. Weiter fehlt es an technischem Know-how, wenn es beispielsweise um Störungen innerhalb der IT geht oder komplexe medizinische Geräte ausfallen.
Daher werden häufig externe Dienstleister beauftragt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen und damit das Stammpersonal zu entlasten. Doch trotz zunehmender Digitalisierung im Healthcare-Umfeld findet die Beauftragung solcher externen Services häufig noch analog statt, zum Beispiel mit Papiervordruck oder mit dem Griff zum Telefonhörer. Dieses Vorgehen ist bei der Vielzahl von Anforderungen nicht effizient, kostet (unnötige) Zeit und ist fehleranfällig. Im Worst Case kommt es zu Verzögerungen und Betten können nicht durchgängig belegt werden.
Unterstützung bietet ein softwaregestütztes Anforderungsmanagement, mit dem sich Services standardisiert über eine zentrale Plattformlösung vom Stationspersonal direkt buchen lassen.
Unterstützung bietet ein softwaregestütztes Anforderungsmanagement, mit dem sich Services standardisiert über eine zentrale Plattformlösung vom Stationspersonal direkt buchen lassen.
Wie Kliniken von digitalem Anforderungsmanagement profitieren
Die Industrie hat das Potenzial zur Optimierung des Anforderungsmanagements längst erkannt. Im medizinischen Alltag und Anforderungsmanagement schätzen wir aufgrund der Vielzahl von Transaktionen das Optimierungspotenzial mindestens genauso hoch ein.
Lesetipp: Um Ausschreibungen und das Anforderungsmanagement in der Industrie zu optimieren, finden Sie auf unserem Industrieportal ein ein Projektbeispiel zur Optimierung der Ausschreibungen, aus Sicht der ausschreibenden Unternehmen.
(IT-)Service-Management als digitale Lösung
Abhilfe für die oben genannten Nachteile analoger Anforderungen schaffen Softwarehersteller, die sich auf die Verwaltung digitaler Abläufe, sogenannte Workflows, spezialisiert haben. Durch (IT-)Service-Management – kurz ITSM – werden Kommunikationswege verkürzt. Folgende digitale Vorteile ergeben Sie hierdurch:
- Anfragen werden schneller getätigt durch vordefinierte Kategorien und Standardisierung von Services
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Genau definierter Leistungsumfang und durch Serviceverträge mit festlegbare Sollwerten in Bezug auf Erreichbarkeit, Qualität und Durchführungszeiten
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Kontinuierliche Verbesserung aller Abläufe durch die Auswertung von Daten
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Schnelle und unkomplizierte Meldung von Fehlern und Defekten von jedem Endgerät aus
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Erhöhte Datensicherheit durch autorisierte Service-Buchungen mittels integriertem Rollen- und Rechtekonzept
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Aufbau einer Wissensdatenbank, um bei wiederkehrenden Störungsmeldungen (zum Beispiel bei defekten Geräten) schnell eine passende Lösung parat zu haben
Durch diese und ergänzende Maßnahmen lässt sich die Effizienz beim Anforderungsmanagement mithilfe einer zentralen Softwarelösung deutlich steigern.
Dieses Konzept einer zentralen Plattform für Servicebuchungen lässt sich auch auf andere Branchen und Unternehmensbereiche übertragen. So kann jede Art von externer Dienstleistung und internem Service digital in standardisierter Form angefordert werden.
Eine spürbare Verbesserung ist kurzfristig zu erreichen, indem zügig ein Meldesystem für die am häufigsten gebrauchten Services eingerichtet wird. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt neue Dienstleister beauftragt werden, ist eine Anbindung an ein eingeführtes Anforderungsmanagement jederzeit möglich.
Mit zunehmenden Langzeitdaten können Erkenntnisse für Verbesserungen im Prozessablauf genutzt werden. Optimierte Abläufe dienen anschließend als Grundlage für teil- oder vollautomatisierte Prozesse. Bei der Verwendung von Dashboards mit relevanten Echtzeitdaten werden aktuelle Auslastungen oder Störungen in Statistiken ausgegeben, die als Entscheidungsgrundlage herangezogen werden, beispielsweise bei Investitionsfragen oder in der Personalplanung.
Fazit zur digitalen Unterstützung
Im Stationsdienst ist der ROI, aufgrund der vergleichsweise niedrigen Investitionskosten, eines solchen Service-Management-Systems bei sehr schnell eintretenden positiven Effekten oft innerhalb weniger Wochen erreicht.
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Wir bedanken uns bei OMNINET für den Einblick und die Hintergrundinformationen hinsichtlich Anforderungsmanagement im medizinischen Dienst.
