Autor: Thomas W. Frick, 30. Juni 2017, Thema: Controlling, Einführung eines Planungssystems
Hinweis: Unsere Berichte sind oft sehr ausführlich. Daher bieten wir an dieser Stelle eine Zusendung des Artikels im PDF-Format zur späteren Sichtung an. Nutzen Sie das Angebot um sich die Praxis-Impulse in Ruhe durchzulesen, Sie können hierfür auch einfach auf das PDF-Symbol klicken.
Controlling-Projektbeispiel: Wachstumsorientiertes Unternehmen berichtet über den Weg aus dem Zahlendschungel
Auf der Suche nach interessanten Projektbeispielen aus dem Controlling-Umfeld (Rechnungswesen, BI, CPM, Big Data) sind wir auf einen ursprünglich kleinen galvanischen Handwerksbetrieb aufmerksam geworden, der sich zu einem erfolgreichen Unternehmen in der Pulverbeschichtung mit sieben Gesellschaften entwickelt hat und das Controlling- und Planungssystem BPS-One erfolgreich eingeführt hat. Einleitend informieren wir Sie über den Status Quo im Markt. Auf der zweiten Seite dieses Beitrags gelangen Sie direkt zum Projekt-Interview.
Controlling-Software (BI, CPM) als Ergänzung für die vorhandene betriebswirtschaftliche Software (ERP)
Die Softwarelösungen zur Zusammenführung, Darstellung, Auswertung und Analyse der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sind für die Geschäftsführung, für das Controlling und die Finanzbuchhaltung ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Unternehmenssteuerung. Derartige Softwarelösungen mit Controlling-Funktionen sind längst nichts Neues mehr und seit mehreren Jahren am Markt erhältlich. Der Eindruck könnte entstehen, dass kleine und mittlere Unternehmen die Unterstützung der Software bei der Unternehmenssteuerung eher als zweitrangig ansehen. Im Fokus der Entscheidungsfindung stehen oft die operativen Funktionen wie z. B. die Angebots- oder Rechnungserstellung, die Lagerfunktionen oder die Funktionen zur Abwicklung eines Fertigungsauftrages eine höhere Priorität. Sicherlich ein Grund hierfür ist, dass viele kleine und mittlere Unternehmen hinsichtlich Ihrer betriebswirtschaftlichen Daten Ihrem Steuerberater vertrauen.
Tipp: In der Vergangenheit war der Modulaufbau der Softwareanbieter meist wie folgt strukturiert: Analyse, Reporting und Planung. Noch heute hat der Funktionsbereich Reporting eine große Bedeutung für das Berichtswesen indem Berichte nach wie vor ausgedruckt werden. Im Funktionsbereich Analyse handelt es sich meist um die interaktive Bildschirmansicht, bei der man sich von Ebene zu Ebene durchklicken kann (Drill-Down). Diese beiden Funktionsbereiche legen meist den Schwerpunkt auf die IST-Daten und wird heute als Business Intelligence (BI) im Markt angeboten. Wünscht ein Unternehmen ein professionelles Planungssystem, u. a. mit der Einbindung der Mitarbeiter über mehrere Führungsebenen hinweg, um die SOLL-Zahlen mit den IST-Daten inklusive der Zielerreichungen- und Abweichungen jederzeit im Blick zu haben, so wird dieses Modul oft als Planungssystem, Finanzplanung oder auch als Corporate Performance Management (CPM) im Markt angeboten.
Die Schnittstellen zu Microsoft Excel, sowohl für den Datei-Import als auch für den Datei-Export, wurden über die Jahre der ERP-Entwicklung (von den Modulen Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung bis hin zur Gesamtlösung = ERP) zur Standardanforderung, ohne die sich die heute als ERP-Systeme bezeichneten Softwarelösungen nur schwer hätten verkaufen lassen. Als logische Konsequenz erheben frühere Anbieter einer Warenwirtschaft den Anspruch als Ergänzung meist ein Modul Controlling anbieten zu können – im Sinne der ganzheitlichen ERP-Lösung. Warum diese Kombination oft nicht die beste Lösung ist, erfahren Sie nachstehend im Abschnitt der ersten Phasen zur erfolgreichen Einführung eines professionellen Controlling-System.
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Microsoft Excel ist weiterhin der heimliche Marktführer unter den Controlling-Systemen
Microsoft Excel ist toll, wir alle lieben es. Es kann so viel. Viel mehr als alles, wofür es ausgelegt ist. Völlig klar, dass ein Unternehmen, das am Anfang steht, ganz und gar auf Microsoft Excel baut, aufbaut und – wenn es nicht aufpasst – sich verbaut. Aber auch gestandene Unternehmen nutzen Microsoft Excel als Allzweckwaffe, wenn es z. B. schnell gehen soll.
Bevor sich ein einzelner Mitarbeiter z.B. für die Präsentation der aktuellen Geschäftszahlen lange mit den Datenbankexperten abstimmt oder auf die IT-Abteilung wartet, werden nicht selten Daten doppelt erfasst, weil es augenscheinlich der schnellste Weg ist. Muss dieser Weg jedoch regelmäßig gegangen werden, so ist der kreative, clevere und mitdenkende Mitarbeiter eher stolz auf seine immer mehr verschachtelten Exceldateien, anstatt nach einer personenunabhängigen und für das Unternehmen nachhaltigen, auf Dauer zeitsparenden Controlling-Lösung zu suchen.
Ausgangssituation in der Controlling-Abteilung unseres Interviewpartners
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Controlling mittels einfacher Kalkulationssoftware (Microsoft Excel)
Aller Anfang ist schwer, doch schon früh vereinfachte Microsoft Excel den Einstieg in die Controlling-Welt. In erster Linie wurde Anfang 2000 mit Office gearbeitet und somit auch die Liquiditätsplanung und Finanzplanung mit Microsoft Excel durchgeführt. Bei Null mit dem Reporting basierend auf Microsoft Excel angefangen, wurden unterschiedliche Excel-Dateien über mehrere Ecken hinweg miteinander verknüpft.
Ein oft großer Knackpunkt beim Ausreizen und Verknüpfen der unterschiedlichen Excel-Funktionen ist die hohe Fehleranfälligkeit, indem Zellen fehlerhaft miteinander verknüpft oder Verweise versehentlich gelöscht wurden. Sowohl für die Ersteller der Zahlenkunstwerke als auch für die Betrachter und Empfänger führten diese Probleme zu großem Frust. Wenn man die Ausfallzeiten und die Zeiten des Produktivitätsverlustes genauestens notiert hätte, dann häte man sich mit Sicherheit zwei professionelle Controlling-Lösungen für die Finanzplanung kaufen können.
Das Controlling-Werkzeug Microsoft Excel perfektionieren
Das Wachstum nicht immer einfach zu stemmen ist zeigt auch die Unternehmensentwicklung unseres Interviewpartners. Das Ziel, mehr Marktanteile zu gewinnen und die Erreichung dieser Wachstumsziele, führte auch im kaufmännischen Büro zu einem hohen operativen Arbeitsaufkommen. Die Folge daraus war zwei Jahre nach den ersten Controlling-Schritten basierend auf Microsoft Excel, die nicht vorhandene Transparenz über die heute genannten Key Performance Indicators (KPI).
Das Controlling-System ist zurückblickend in dieser Phase der Unternehmensentwicklung aufgrund des hohen Auslastungsgrades und der großen Nachfrage nicht mitgewachsen. In dieser Phase hat sich das Unternehmen über mehrere Jahre bewegt und die ohnehin wenig zur Verfügung stehende Zeit zur Entwicklung der aussagekräftigen Zahlenwerke in die Optimierung der vorhandenen Microsoft Excel-Dateien investiert. Ob das sehr gut laufende Geschäft noch besser hätte laufen können, ob die Gewinne höher hätten ausfallen können oder unnötige Kosten in dieser Phase angefallen sind, ist zu vermuten. Ohne valide und nachhaltige Unternehmenszahlen, die transparent und am besten in Echtzeit vorliegen, bleibt der Geschäftsführung und dem Management oft keine andere Chance, als sich auf die allgemeinen Entwicklungstendenzen zu verlassen (z. B. aktueller Umsatz und die meist mühevoll zusammengetragene Vergangenheitswerte). Die Verantwortlichen müssen darauf hoffen, wie im Falle unseres Interviewpartners, dass man bei der Beurteilung aktueller Geschäftszahlen nicht komplett falsch liegt.