Teamarbeit stellt den Kern vieler erfolgreicher Projekte dar. Dabei lassen sich heutzutage die meisten Teams von dem ein oder anderen Tool unterstützen. Im Rahmen von Office 365 lautet der Schlüssel zu gut organisiertem Teamwork „Microsoft Teams“. In diesem Artikel lernen Sie die wichtigsten Funktionen des Tools kennen.
Autor: Thomas W. Frick, 12.11.2019, Thema: Microsoft Teams
Welche Funktionen umfasst Microsoft Teams?
Wer Microsoft Teams verwendet, kann folgende Funktionen nutzen:
Chat
Die wichtigste Komponente ist der Chat. Hier können sich Teammitglieder in kleinen Gruppen oder 1:1 austauschen, wobei auch Dateien versendet werden können.
Besprechungen planen und abhalten
Besteht Diskussionsbedarf, der das ganze Team oder aber einen Teil davon betrifft, kann eine Besprechung geplant und online gestartet werden.
H
inweis: Unsere Berichte sind oft sehr ausführlich. Daher bieten wir an dieser Stelle eine Zusendung des Artikels im PDF-Format zur späteren Sichtung an. Nutzen Sie das Angebot um sich die Praxis-Impulse in Ruhe durchzulesen, Sie können hierfür auch einfach auf das PDF-Symbol klicken.
Dateien hinterlegen
Damit jedes Teammitglied auf dem neusten Stand ist und Zugriff auf relevante Dokumente hat, können Dateien hinterlegt werden, die allen Mitgliedern zugänglich sind. Der Zugriff lässt sich dabei auch auf einzelne Personen beschränken.
Kanäle
Wird viel über unterschiedliche Belange diskutiert, verliert man irgendwann zwangsläufig den Überblick und ein strukturiertes Arbeiten ist nicht länger möglich. Um dies zu verhindern, kann man mit Microsoft Teams Kanäle erstellen. Jedem Kanal wird ein Thema oder eine Kategorie zugeordnet und Diskussionen, die dazu passen, werden direkt im passenden Kanal eingerichtet. So findet man schnell, was man sucht und muss nicht durch sämtliche Beiträge stöbern, um auf eine bestimmte Information zu stoßen.
Aufgaben
Ein wichtiger Aspekt in puncto Teamwork ist die Aufgabenverteilung. User können Aufgaben erstellen, sie einem Teammitglied zuweisen, eine Deadline festlegen und die Erledigung der Aufgaben beobachten. Jedem Nutzer werden seine zugewiesenen Aufgaben in einer übersichtlichen To-do-Liste aufgezeigt.
Verknüpfung mit Microsoft Tools
Dank zahlreicher Verknüpfungsmöglichkeiten lässt sich Microsoft Teams optimal in die Summe der übrigen genutzten Microsoft Tools einfügen. So sind beispielsweise Verknüpfungen zu Microsoft Planner, Excel, PowerPoint und OneNote möglich.
Weitere Schnittstellen
Zusätzlich existieren Schnittstellen für Skype for Business, OneDrive und Outlook.
Praktischerweise gibt es auch eine zugehörige App, sodass die Teamarbeit bequem vom Smartphone aus organisiert werden kann.
Leseempfehlung: Auf unserem Partnerportal für innovative Trends, finden Sie Zusammenfassung der Microsoft Teams Governance Studie 2022
Gibt es gute Alternativen zu Microsoft Teams?
Natürlich gibt es zahlreiche Tools, über die man kommunizieren, Dateien teilen, gemeinsam an Dokumenten tüfteln oder Informationen verbreiten kann. Für gewöhnlich bietet eine einzelne Anwendung aber nur einige dieser Funktionen. Microsoft Teams stellt quasi die All-In-One Lösung dar – zumindest für Benutzer die ohnehin schon die Tools der Microsoft-Welt nutzen. Trotzdem darf die Konkurrenz nicht verschwiegen werden: Die Tools Slack, Hangouts und Stackfield verfügen ebenfalls über einen breiten Funktionsumfang und können in vielen Punkten mit Microsoft Teams locker mithalten.
