Process Mining | Definition
Process Mining ermöglicht es, Businessprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und zu analysieren. Es ist eine Technik des Prozessmanagements. Die Kenntnis betrieblicher Prozesse ist für die Optimierung des Geschäftsablaufs unverzichtbar. Beim Process Mining werden die in den Systemen gespeicherten einzelnen Schritte des Prozesses zusammengefügt und der Prozess in seiner Gesamtheit visualisiert. Außerdem kann verborgenes und implizites Prozesswissen, welches in Daten enthalten ist, modelliert werden, wodurch es greifbar und transportierbar gemacht wird. Mithilfe des Process Mining lassen sich unbekannte Prozesse extrahieren, bestehende Prozesse überprüfen, ob diese mit der Realität übereinstimmen und so Prozessabläufe verbessern.
Process Mining | 5 Fehler, die Sie vermeiden können
1) Undurchdachte Toolauswahl
Bevor Sie sich ein Process Mining Tool anschaffen, sollten Sie vorab eine Prozessanalyse durchführen, um zu testen, wie schwierig oder einfach sich unternehmenseigene Daten mit Process-Mining-Verfahren verarbeiten lassen. Damit prüfen Sie zugleich, ob der Einsatz von Process Mining in Ihrem Unternehmen einen tatsächlichen Wertbeitrag leistet. Möchten Sie einen Ihrer Geschäftsprozesse im Hinblick auf Schwachstellen und Fehler untersuchen, so bietet sich der Einsatz typischer Process Discovery Tools, wie beispielsweise Fluxicon Disco oder QPR Process Analyzer, an. Haben Sie ein Prozessproblem bereits als kritisch identifiziert und möchten diesen Geschäftsprozess permanent überwachen, dann sind Monitoring Tools wie ProcessGold, Cupenya oder SAP OPINT gut geeignet. Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung eines Soll-Ist-Abgleichs von Prozessmodellen sind, dann sind Tools wie beispielsweise LANA Process Mining oder Signavio Process Intelligence zu empfehlen.
2) Tool-Frage wird überschätzt
Natürlich möchte jedes Unternehmen von den Process-Mining-Vorteilen profitieren. Jedoch ist nicht für alle ein Einstieg mittels Tools die beste Wahl. Schließlich geht es beim Process Mining um nichts anderes als um die Analyse digitaler Geschäftsprozesse. Probleme sollen analysiert und behoben werden. Die traditionellen Prozessaufnahmen, wie Interviews, Workshops, Ausschreibungen und Begehungen, werden von der toolgestützten Vorgehensweise allmählich ersetzt. Deswegen integrieren immer mehr Unternehmens- und Prozessberater wie Fujitsu, BDO, Deloitte oder KPMG, das Process-Mining-Verfahren in ihren Beratungsansatz. Der Vorteil hier wäre, dass keine Software zu lizenzieren ist. Die Dienstleister mit dem Schwerpunkt auf Process Mining haben genügend Erfahrung und nehmen dem Kunden häufig noch hohen Aufwand der Datenvorverarbeitung ab. Sie können vom „Process as a Service“-Ansatz also mit sehr guten Diagnose-Ergebnissen in kürzester Zeit rechnen.
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3) Process Mining und IT?
Zu den typischen Produktivitäts-Werkzeugen der IT-Infrastruktur zählt das Process Mining nicht. Lediglich der Implementierungsaufwand für die Lizenzierung von Process-Mining-Tools fällt in den Bereich der IT. Die toolbasierte Methode ist eher ein Thema für das Prozessmanagement, die interne Revision sowie die Fachbereiche Vertrieb, Finanzen oder Einkauf. Berücksichtigen sollten Sie die verschiedenen Sichten auf Geschäftsprozesse. Prozessmanagement beschäftigt sich in der Regel mit den Soll-Prozessen, während sich die IT für gewöhnlich mit den in den Systemen technisch ausgeführten Prozessen beschäftigt. Diese Unterschiede sollten Sie auch für die verschiedenen Anforderungen an ein Process-Mining-Tool berücksichtigen. Bei IT-getriebenen Process-Mining-Investitionsentscheidungen sollten Sie daher vor allem darauf achten, dass der Fachbereich und das Prozessmanagement als primäre Anwender maßgeblich beteiligt werden.
4) Total Cost of Ownership
Die Investition in ein Tool reicht meistens nicht. Zu den wichtigsten und teuersten Bestandteilen einer Business Intelligence Lösung im BI-Markt gehören ETL Prozesse, also Extraktion, Transformation und Laden. Dies gilt natürlich auch für den Einsatz von Process-Mining-Tools in Ihrem Unternehmen. Insbesondere dann, wenn Software kontinuierlich oder sogar im Rahmen eines Real-Time-Szenarios genutzt werden soll. Außerdem muss in den Fachbereichen entsprechendes Fachpersonal ausgebildet werden, um die automatisch generierten Prozessmodelle und Key-Performance-Indikatoren zu analysieren, zu interpretieren und zu bewerten. Dementsprechend sollten Sie bei Ihren Investitionen in Tools zusätzlich die zwei- bis dreifachen Kosten des reinen Software-Anschaffungspreises berücksichtigen.
5) Automatische Maßnahmen mit Process-Mining-Tools
Zu den Stärken aller im Markt angebotenen Process-Mining-Tools gehört zweifelsfrei die Visualisierung der tatsächlich gelebten Geschäftsprozesse und wesentlichen KPIs (Key Performance Indikatoren). Dennoch ist die Visualisierung nur die halbe Miete, da sich die dargestellten Bilder und Zahlen nicht automatisch in konkrete Maßnahmen übersetzen lassen. Daher beginnt die Herausforderung im Process Mining oftmals schon vor Verwendung der erzeugten Berichte, und zwar bei der logischen Verknüpfung operativer Daten aus unterschiedlichen Quellen und deren effiziente Auswertung. Somit steigt der Aufwand in der Vorverarbeitung von Daten, wenn es im Unternehmen an Transparenz über die in Datenbanken verwendeten Tabellen und Felder fehlt oder die IT-Systeme stark angepasst wurden.
