Als Ergänzung zu unseren Beiträgen Filehoster und Cloud-Computing-Dienste kommen wir dem Wunsch nach, aufgrund von Nachfragen aus der Community, diesen weit verbreiteten Dienst zu beschreiben. Für viele Menschen und vor allem innerhalb großer Firmen stehen Speicherung und Austausch von Daten an der Tagesordnung. Seit geraumer Zeit sind verschiedene Dienste verfügbar, die diese Vorgänge stark vereinfachen. Der wohl bekannteste unter ihnen ist Dropbox. Unser Artikel erklärt, was Dropbox überhaupt ist, geht auf die Vorteile des Dienstes ein und wirft außerdem einen genauen Blick auf die verfügbaren Funktionen und die Kosten, die für Nutzer entstehen.
Was genau ist Dropbox?
Stark vereinfacht ausgedrückt, handelt es sich bei Dropbox um eine Festplatte im Internet. Der sogenannte Cloudspeicherdienst, auch Filehoster oder Filesharer genannt, erlaubt es Nutzern, ihre Daten in die Cloud zu laden und anderen Menschen, wenn gewünscht, dort zugänglich zu machen. Die Website, die 2008 veröffentlicht wurde, wird vom Unternehmen Dropbox International Unlimited Company in den USA geführt.
Übrigens: Mittlerweile ist das Angebot an Filehostern im Internet riesig. Zu den bekanntesten Dropbox-Alternativen zählen die Dienste Google Drive, Box, SecureSafe, SugarSync, HiDrive und Microsoft OneDrive. Jede dieser Möglichkeiten bringt ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Wenn Sie sich also nach einem Anbieter für Cloudspeicherung umsehen, lohnt es sich, die verschiedenen Möglichkeiten miteinander zu vergleichen.
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inweis: Unsere Berichte sind oft sehr ausführlich. Daher bieten wir an PDF „Dropbox“ eine Zusendung des Artikels im PDF-Format zur späteren Sichtung an. Nutzen Sie das Angebot um sich die Praxis-Impulse in Ruhe durchzulesen, Sie können hierfür auch einfach auf das PDF-Symbol klicken.
Diese Funktionen hat Dropbox zu bieten
Dropbox wartet mit zahlreichen Funktionen auf, von denen User Gebrauch machen können.
Upload und Synchronisierung
Wer Dropbox nutzt, kann Dateien wie Texte, Bilder und Videos hochladen. Die hochgeladenen Daten werden auf Wunsch laufend aktualisiert. Die entsprechende Datei auf der Festplatte wird überwacht und stetig mit der Online-Datei abgeglichen. So steht die aktuelle Version immer im Cloudspeicher zur Verfügung.
Zugriff erlauben
Über einen Link kann der Zugriff auf die Dateien ausgeweitet werden. Dabei müssen natürlich nicht alle Dateien freigegeben werden. Über verschiedene Ordner lässt sich diese Funktion ganz praktisch organisieren.
Dropbox Paper
Das Dokumenttool „Dropbox Paper“ erlaubt es mehreren Menschen, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Zu den Funktionen gehören Tools zur Aufgabenverwaltung und Feedbackgeber. Außerdem lassen sich Kalender verknüpfen.
Dropbox Showcase
Über „Dropbox Showcase“ lassen sich Dokumente visuell ansprechend aufarbeiten, sodass sie Partnern und Kunden präsentiert werden können. Diesen kann natürlich unkompliziert Zugriff gewährt werden. Unter anderem kann man als Nutzer verfolgen, wer sich die Arbeit bereits angesehen hat.
Apps verbinden
Verschiedene Apps lassen sich problemlos mit Dropbox verbinden. Dazu gehören Slack, Salesforce, Okta und Google Mail.
Die Vorteile von Dropbox
Dropbox würde wohl kaum von so vielen Menschen genutzt werden, wenn der Dienst nicht einige Vorteile mit sich bringen würde.
Zugriffsmöglichkeiten
Der Dienst erlaubt es Menschen an verschiedenen Orten auf der Welt von unterschiedlichen Geräten aus auf ein und dieselbe Datei zuzugreifen. So wird standortunabhängige Teamarbeit stark vereinfacht. Obendrein muss man nicht zwangsläufig im Büro am PC sitzen, sondern kann sämtliche Dateien auch unterwegs, beispielsweise über Tablet und Smartphone, einsehen.
Backup
Ist die Festplatte hinüber, kommt es zum Super-GAU. Doch das muss nicht sein. Mit Dropbox sind die Dateien in der Cloud verwahrt und fungieren als sicheres Backup.
Verschiedene Tarife
Dass der Dienst möglichst bedarfsgerecht genutzt werden kann, existieren verschiedene Tarife, auf die wir im nächsten Punkt genauer eingehen.
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Die Tarife: Welche Kosten kommen auf Nutzer zu?
Möchte man Dropbox nutzen, hat man die Wahl aus unterschiedlichen Abonnements.
Dropbox Plus
Der Plus-Tarif ist für Einzelpersonen gedacht. Neben 2 TB Speicherplatz kann sich der User über die standardmäßige 2-Faktor-Authentifizierung und Dropbox Paper freuen.
Dropbox Professional
Auch das Professional-Angebot empfiehlt sich vor allem für die Nutzung von Einzelpersonen. Im Vergleich zum Plus-Tarif erhöht sich der Speicherplatz auf 3 TB und es steht nicht nur Dropbox Paper, sondern auch das Showcase-Tool zur Verfügung.
Dropbox Business Standard
Dieser Tarif richtet sich an die Nutzung von mehreren Personen und beinhaltet 3 TB Speicherplatz. Dropbox Showcase, mehrere Administratorebenen und eine SSO-Integration sind hier allerdings nicht vorhanden.
Dropbox Business Advanced
Die Advanced-Version wartet mit unbegrenztem Speicherplatz auf und hat, neben dem Showcase Tool, mitunter auch einen Betrachterverlauf, die SSO-Integration und Audit-Protokolle zu bieten.
Dropbox Business Enterprise
Große Konzerne sind häufig gut mit Dropbox Enterprise beraten. Der Tarif überzeugt durch einige Zusatzfunktionen sowie unbegrenzten Speicherplatz und das Enterprise Mobility Management Tool, das die Integration von EMM-Drittanbietern erlaubt.
Übrigens: Bei jedem Tarif wirkt sich die Laufzeit auf den Preis aus. Wer ein Jahresabo abschließt, bezahlt weniger pro Monat als bei der monatlich kündbaren Version.
Die DSGVO und Dropbox
Die DSGVO ist auch für die Dropbox-Nutzung relevant, und zwar vor allem dann, wenn sie im unternehmerischen Kontext stattfindet. Wer sich unsicher ist, ob er in dieser Hinsicht DSGVO-konform handelt, sollte sich von einem Experten beraten lassen. Schließlich können Verstöße potenziell teuer sein. Generell existieren verschiedene Tools, die es Unternehmen ermöglichen, Daten via Filehoster auszutauschen und zu bearbeiten und der DSGVO zeitgleich gerecht zu werden. Sie möchten mehr über die DSGVO erfahren? Wir stellen Ihnen in unseren Artikeln zur Datenschutzgrundverordnung und deren Umsetzung die nötigen Informationen zur Verfügung.
Wir bitten um Ihre Teilnahme bei dieser anonymen Umfrage – vielen Dank!
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